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05-09-2021   
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DOSSIER TYPE DE DEMANDE DE COTATION : Passation des marchés de prestations intellectuelles

Ce dossier type de demande de cotation a été préparé à l’intention des autorités contractantes pour la passation des marchés de prestations intellectuelles. Il fait suite au décret portant approbation des documents types de passation des marchés publics en application de la loi n° 2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin.

La demande de cotation pour la passation des marchés de prestations intellectuelles (recrutement de cabinets/firmes) doit faire suite à une préselection organisée en respect des principes qui fondent la commande publique suivant les deux options ci-après :

  • 1ère option : au plus tard fin février de chaque année et actualisée entre le 1er et le 31 juillet de la même année, par avis d’appel public à manifestation d’intérêts. La liste restreinte issue de cet avis public doit être publiée sur le SIGMaP et/ou dans le journal des marchés publics (JMP). Elle doit comporter les candidats dont les dossiers sont jugés acceptables et qui remplissent les critères de préselection requis pour chaque marché. Dans le but de faire participer tous les candidats, l’autorité contractante /la structure déconcentrée ne doit pas consulter les mêmes candidats sur la liste restreinte pour les différentes procédures ;
  • 2ème option : publication de l’avis par affichage direct et présélection au cas par cas (pour chaque marché).

Dans les procédures de demandes de cotation, l’autorité contractante /la structure déconcentrée est tenue de mettre en application les dispositions du règlement n° 01/2014/CM/UEMOA du 27 mars 2014 portant code communautaire de l’artisanat et de la décision n°29 du 29/09/2015/CM/UEMOA relative à la mise en place d’un dispositif de soutien aux financements des PME et PMI dans les Etats membres de l’UEMOA.

Les demandes de propositions doivent toujours être rédigées en respectant un principe de neutralité absolue, avec l’appui des services techniques compétents de l’autorité contractante/la structure déconcentrée ; la définition des besoins de l’autorité contractante/la structure déconcentrée doit être assurée avec la plus grande précision et les critères de qualification toujours définis en rapport avec l’objet du marché afin d’obtenir les performances et la qualité des prestations dans un cadre de grande compétitivité entre les candidats, garant de transparence de la procédure.

Le dossier type de demande de cotation est applicable aux différents modes de sélection de consultants décrits à l’article 37 de la loi 2020 – 26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin, à savoir la sélection au moindre coût (SMC), la sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD), la selection fondée sur la qualité et sur le coût (SFQC), la sélection fondée sur la qualité (SFQ), la sélection fondée sur les qualifications du consultant (SFQC). Cette dernière méthode est indiquée dans les cas de contrats d’un faible montant (tel que les montants relevant des demandes de cotation ou voire en dessous). Dans ce dernier cas, l’autorité contractante communique les termes de référence à au moins trois (03) cabinets ou firmes qualifiés et les invite à fournir des renseignements sur leurs expériences et leurs qualifications dans le domaine concerné. Dans la liste des cabinets ayant répondu à l’invitation, l’autorité contractante retient celui qui présente le meilleur niveau de qualifications et d’expériences en rapport avec la mission et l’invite à soumettre ses propositions technique et financière aux fins de négociation.

Avant d’établir une demande de propositions, l’utilisateur doit choisir un mode de sélection ainsi que le type de marché qui convient le mieux. La présente demande de cotation comprend deux marchés types : l’un pour les marchés rémunérés au temps passé, l’autre pour les marchés à rémunération forfaitaire. Les préfaces de ces deux marchés indiquent les situations dans lesquelles l’un ou l’autre est préférable.

Une demande de cotation comporte une lettre d’invitation, des instructions aux candidats, des formulaires type pour l’établissement des propositions, des termes de référence et un projet de marché. Le texte des instructions aux candidats et des conditions générales du marché ne peut en aucun cas être modifié, mais les termes de référence, les données particulières et les conditions particulières du marché doivent être utilisées pour refléter le contexte propre à la prestation considérée.

Le contrôle budgétaire de chaque marché doit être exercé par le contrôleur financier ou son délégué. Ce contrôle budgétaire qui ne porte pas sur les aspects techniques et juridiques du dossier de marché vise essentiellement à examiner les aspects liés à l’imputation de la dépense, la disponibilité des crédits, l’application des dispositions d’ordre financier des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations parlementaires et de leurs conséquences sur les finances publiques. Ce contrôle doit s’exercer dans les délais prescrits par les textes relatifs au contrôle financier.