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Préface

Procès-verbal d’ouverture des plis

Section I.  Rapport d’évaluation des propositions techniques — textes

Section II.  Rapport d’évaluation des propositions techniques — Formulaires

Annexe 1

Section III.  Annexes

Procès-verbal d’ouverture des propositions financières

Section IV.  Rapport d’évaluation des propositions financières — Formulaires

Section I : Rapport d’évaluation des propositions financières – Recommandation d’attribution – texte

Section IV.  Rapport d’évaluation des offres financières — Recommandation d’attribution — Formulaires

Section II : Rapport d’évaluation des propositions financières – Recommandation d’attribution – formulaire

Section III : Annexes

Procès-verbal d’attribution provisoire

REPUBLIQUE DU BENIN

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS

FORMULAIRE-TYPE DE PREPARATION DES PROCES-VERBAUX D’OUVERTURE DES PROPOSITIONS TECHNIQUES ET FINANCIERES, DU RAPPORT D’EVALUATION ET DU PROCES-VERBAL D’ATTRIBUTION PROVISOIRE ET GUIDE ASSOCIE

POUR 
LA PASSATION DE MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

Version juin 2023

Introduction

La partie « introduction » est à supprimer après la finalisation des documents

Le présent formulaire de rapports-types a été préparé à l’intention des Autorités contractantes pour la mise en application de la loi n°2020-26du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin. Il fait suite au décret n°2020-602 du 23 décembre 2020 portant approbation des documents types de passation des marchés publics en République du Bénin.
Il a spécifiquement pour objet de faciliter la préparation des rapports d’évaluation des propositions par l’Autorité contractante dans le cadre de la sélection de consultants (consultants individuels, cabinets ou firmes) pour les marchés de prestations intellectuelles, visés par les articles 36 et suivants de la loi n°2020-26 du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin. 
L’évaluation doit se conformer aux critères définis dans la demande de propositions et être effectuée par des évaluateurs qualifiés. 
Ce présent formulaire peut être utilisé pour toutes les méthodes de sélection pratiquées : sélection fondée sur la qualité et sur le coût (sélection qualité‑coût), sélection fondée sur la qualité, sélection dans le cadre d’un budget déterminé, sélection au moindre coût ou sélection fondée sur les qualifications du consultant. Bien qu’il s’applique principalement à la sélection qualité-coût, chacune de ses sections indique, au moyen d’une note, les données et formulaires à fournir pour les autres méthodes de sélection.
La Personne responsable des marchés publics (PRMP) a l’obligation de soumettre les rapports d’évaluation des propositions et le procès-verbal d’attribution provisoire à l’organe de contrôle compétent conformément aux articles 14 à 16 de la loi n°2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin.
Après avis de l’organe de contrôle compétent, l’Autorité contractante doit publier un avis d’attribution dans les délais réglementaires qui suivent l’attribution. La publication d’un tel avis ouvre le délai de recours prévu aux articles 116 et suivants de la loi n°2020-26 du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin. Les soumissionnaires dont les propositions n’ont pas été retenues peuvent exercer de recours auprès de l’autorité contractante et, si requis, auprès de l’Autorité de régulation des marchés publics en vertu de l’article 79 alinéa 4 de la loi, citée supra.   

[Insérer l’Autorité contractante concernée]

MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

PROCES VERBAL D’OUVERTURE DES PROPOSITIONS TECHNIQUES 
DP N°_____/ du ____/_____/20__

Source de financement : [insérer la source de financement]

Gestion : [insérer l’année budgétaire]
Imputation budgétaire : [insérer chapitre et article]
Accord de prêt : [insérer numéro et date]
Commencé le [insérer jj/mm/aaaa]
Achevé le [insérer jj/mm/aaaa]

[insérer  le mois et l’année]
Procès–verbal d’ouverture des plis
Objet :	Demande de propositions n°……………du …………relative à …………………….. [préciser la nature des prestations à réaliser]
Méthode de sélection :………………………………………
L’an ….. [préciser l’année, le jour et le mois] à …. Heures, dans la salle de réunion de ………………….. [insérer nom et adresse de l’autorité contractante], la/le Commission/Comité d’évaluation des offres (COE) a procédé à l’ouverture des propositions techniques relatives au marché cité en objet.
Cette demande de propositions a fait l’objet d’une publication dans le journal des marchés publics parution n°……du………), dans le journal de service public (la Nation), (parution n°….du….) et sur le SIGMaP le… . 
La date limite de remise des propositions était fixée au… [indiquer la date et l’heure limite de dépôt des propositions telles que spécifiées dans les lettres d’invitation adressées aux candidats présélectionnés].
La demande de proposition a été validée par… [préciser l’organe de contrôle compétent] suivant PV n°….. du…[préciser numéro et date].
Ont pris part à cette séance conformément à la note de service/décision [insérer la référence] :
•	Président : …………………………………………………………………
•	Rapporteur :…………………………………………………………………
•	Membres : [préciser les administrations concernées dans le tableau ci-après] 
Administration | Nom et Prénom (s) | Qualité | Observations [préciser avec voix délibérative ou sans voix délibérative]
Les prestations sont réparties en lots suivants : [dans le cas contraire, retirer cette phrase]
•	lot n°1 :
•	lot n°2 :
•	lot n°3 :
•	………
Pour cette demande de propositions, les lettres d’invitation ont été adressées à… [insérer nombre des candidats retenus sur la liste restreinte]. 
[insérer nombre] soumissionnaire (s) sont déposé leurs propositions aux heure et date limites mentionnées dans la demande de propositions.
Après avoir vérifié que le quorum est atteint, le Président de la COE ou du COE a ouvert la séance par la lecture des noms des soumissionnaires dont les propositions ont été réceptionnées et enregistrées dans le registre spécial des offres. Il s’agit de :
Numéro d’ordre | Soumissionnaire | Date et heure de dépôt | Identité et contact du porteur | Pays d’origine | Observations
1 | | | | |
2 | | | | |
3 | | | | |
etc…… | | | | |
La/Le COE a procédé au dépouillement des propositions techniques ouvertes. Les propositions ainsi que les documents jugés les plus importants, qui y sont annexés, ont été paraphés par tous les membres de ladite commission. 
Le résultat du dépouillement figure dans le tableau ci-après :

Tableau d’ouverture des plis
Eléments à vérifier | Soumissionnaires
| Soumissionnaire 1 | Soumissionnaire 2 | ……… | …….. | …….. | Soumissionnaire n
Enveloppes marquées « RETRAIT » (le cas échéant) | | | | | |
Enveloppes marquées « REMPLACEMENT » (le cas échéant) | | | | | |
Enveloppes marquées « MODIFICATION » (le cas échéant) | | | | | |
Nombre d’enveloppes intérieures et les mentions | | | | | |
Enveloppe de la proposition technique | | | | | |
Enveloppe de la proposition financière | | | | | |
Présence des Clés USB | | | | | |
Présence de la version scannée de la proposition technique sur les clés USB | | | | | |
Confirmation écrite datée, signée et cachetée habilitant le signataire de la proposition à engager le candidat au cas où le signataire n’est pas le premier responsable du cabinet | | | | | |
Lettre de soumission de la proposition technique datée, signée et cachetée | | | | | |
Organisation du cabinet/firme signée | | | | | |
Observations ou suggestions du soumissionnaire sur les TDR | | | | | |
Observations ou suggestions du soumissionnaire sur le personnel de la contrepartie et les installations devant être fourni par l’Autorité contractante | | | | | |
Descriptif de la méthodologie et du plan de travail | | | | | |
Composition de l’équipe et responsabilités de ses membres (personnel clé) | | | | | |
Curriculum vitae pour le personnel clé | | | | | |
Programme d’activité et calendrier des livrables | | | | | |
Déclaration de l’Autorité contractante relative au code d’éthique et de déontologie dans la commande publique | | | | | |
Engagement du soumissionnaire à respecter le code d’éthique et de déontologie dans la commande publique | | | | | |
Code de conduite environnemental, social, d’hygiène et de sécurité si requis | | | | | |
Matériel nécessaire à l’exécution des prestation si requis | | | | | |
Références techniques | | | | | |
Attestation de visite de site, le cas échéant | | | | | |
Accord ou la promesse d’accord de groupement, si requis | | | | | |
Etc. | | | | | |

Les clés USB doivent être ouvertes à la séance d’ouverture pour vérifier la présence de la copie de la soumission en version scannée PDF

En outre, le dépouillement a donné lieu aux observations suivantes :
- des soumissionnaires ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

- des membres de la COE/du COE…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- des membres de l’organe de contrôle…………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

La liste de présence à cette séance est en annexe.
Le Président a clôturé la séance à ….heures [préciser l’heure de fin des travaux].

Fait à …..[insérer  lieu], le … [indiquer la date]

Le Président								Le Rapporteur

Nom et signature							Nom et signature

Les membres
Noms et signatures	

Liste de présence à la séance d’ouverture des plis et des propositions techniques relatives à la demande de proposition n°….

Cette liste de présence prend en compte tous ceux qui sont présents à cette séance (membres de la CPMP, de la CCMP, soumissionnaires ou représentants, observateur). Elle est arrêtée par le Président avant la clôture de la séance.

N° | Nom et Prénom(s) | Fonction/Qualité | Téléphone | Signature

[Insérer l’Autorité contractante concernée]

MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

RAPPORT D’ÉVALUATION DES PROPOSITIONS TECHNIQUES DES CANDIDATS
DP N°_____/ du ____/_____/20__

Source de financement : [insérer la source de financement]
Gestion : [insérer l’année budgétaire]
Imputation budgétaire : [insérer chapitre et article]
Accord de prêt : [insérer numéro et date]
Date de lancement : [insérer : date]
Date limite de soumission des propositions [insérer : date]
Date du présent rapport [insérer : date]
[insérer  le mois et l’année]
Table des matières
Section I. Rapport d’évaluation des propositions techniques — texte
Section II. Rapport d’évaluation des propositions techniques — Formulaires
Formulaire II.A Évaluation des propositions techniques — Données de base
Formulaire II.B- : Examen de la recevabilité
Formulaire II.C : Résumé de l’évaluation
Formulaire II.D : Évaluations individuelles — Comparaison
Section III.  Annexes
Annexe I.  Évaluations individuelles
Annexe II.  Évaluations individuelles — Personnel clé
Annexe III.  Contrôle des données
Annexe IV.  Procès-verbal d’ouverture des propositions techniques
Annexe V.  Demande de propositions
Annexe VI.  Annexes diverses — selon les besoins
Section I : Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation d’attribution — texte
Section II.  Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation  d’attribution — Formulaires
Formulaire II.A : Évaluation des propositions financières — Données de base
Formulaire II.B : Ajustements — Conversion — Prix évalués
Formulaire II.C : Sélection fondée sur la qualité et sur le coût — Évaluation combinée des propositions techniques/financières — Recommandation d’attribution
Formulaire II.D : Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et sélection au moindre coût—
Recommandation d’attribution
Formulaire II. : E Sélection fondée sur la qualité
Recommandation d’attribution
Formulaire II.E : Préférence pour les consultants ressortissants d’un Etat membre de l’UEMOA
Section III.  Annexes
Annexe I.  Procès-verbal d’ouverture des propositions financières
Annexe II.  Contrôle des données
Annexe III.  Annexes diverses — Selon les besoins

Section I. Rapport d’évaluation des propositions techniques — texte

La section I concerne la sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la sélection fondée sur la qualité technique, la sélection dans le cadre d’un budget déterminé et la sélection au moindre coût.

1.	Généralités | Décrire brièvement les prestations demandées, leur contexte, leur ampleur et leurs objectifs. Utiliser pour cela un quart de page environ.

2.	Processus de sélection (préalable à l’évaluation des propositions techniques)

Préciser les informations fournies dans le formulaire II.A.

Décrire brièvement le processus de sélection, en commençant par la phase d’appel à manifestation d’intérêt (AMI), la présélection (établissement de la liste restreinte), l’invitation adressée aux candidats présélectionnés et les retraits de candidats avant la soumission de propositions, le cas échéant. Préciser les faits principaux susceptibles d’avoir influé sur le déroulement de ce processus (retards, plaintes émanant de candidats, demande de propositions, prolongation du délai de remise des propositions, etc.).

Utiliser une demi-page environ.

3.	Évaluation des propositions techniques

Décrire brièvement les séances de la Commission/du Comité d’ouverture et d’évaluation des offres (COE) et ses actions : aide extérieure, principes d’évaluation, justification des sous critères et des pondérations correspondants indiqués dans la demande de propositions type, et respect des dispositions de la demande de propositions dans le cadre de l’évaluation.

Présenter les résultats de l’évaluation des propositions techniques : notes et recommandations qui en découlent.

Souligner les points forts et les points faibles de chacune des propositions (partie essentielle du rapport).

a) 	Points forts : expérience de projets très similaires ; qualité de la méthodologie proposée, témoignant d’une bonne compréhension de l’ampleur de la mission ; et expérience acquise par le personnel proposé dans le cadre des missions similaires.

b)	Points faibles : lacunes constatées au niveau d’un élément particulier de la proposition ; manque d’expérience d’ordre pratique (réalisation d’études plutôt qu’exécution de projets) ; expérience du personnel par rapport à l’expérience globale du candidat ; expérience d’un membre clé du personnel (par exemple, le chef de projet) ; manque de conformité de la proposition ; et cas de disqualification (conflit d’intérêts).

[Faire toutes observations utiles sur les notes des différents évaluateurs, et expliquer les écarts substantiels éventuellement constatés.]

Points à négocier le cas échéant.

Utiliser jusqu’à trois pages.

Section II. Rapport d’évaluation des propositions techniques — formulaires

La section II concerne la sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la sélection fondée sur la qualité technique, la sélection dans le cadre d’un budget déterminé et la sélection au moindre coût.

Formulaire II. A	Évaluation des propositions techniques — Données de base
Formulaire II. B	Résumé de l’évaluation — Notes techniques/Classement
Formulaire II.C	Évaluations individuelles — Comparaison (moyennes des notes)

Formulaire II.A Évaluation des propositions techniques — données de base

2.1		Nom du pays

            Nom du projet
      (le cas échéant)

2.2	Autorité contractante :
a)	nom
b)	adresse, numéros de téléphone et de télécopie

2.3	Type de mission (réinvestissement, préparation ou exécution), et brève description des prestations |

2.4	Méthode de sélection :

Sélection au moindre coût (SMC)
Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD)
Sélection fondée sur la qualité et sur le coût (SFQC)	___
Sélection fondée sur la qualité (SFQ)
Sélection fondée sur les qualifications du Consultant (SFQC)
Sélection des consultants individuels
	___
	___
	___

2.5	Avis à manifestation d’intérêt :
a)    Noms des canaux de publication :
-	SIGMaP
-	JMP
-	La Nation
-	Autre (à préciser)………..

c) Voie d’affichage (le cas échéant)
Lieux d’affichage:
-	Mairie
-	Préfecture
-	Chambre des Métiers
-	Autre (à préciser)………..

d) Publication par l’UEMOA (le cas échéant)
e) Date de publication (le cas échéant)
f) Publication à grande diffusion internationale (le cas échéant)
g) Date de publication

h) Nombre de réponses

Oui /Non Date________________________________
Oui /Non Date ___________________________________
Oui /Non Date_________________________________
_________________________________

Oui /Non Date_________________________
Oui /Non Date ______________________
Oui /Non Date_________________________
Oui /Non Date………………...............

Oui______          Non ______

__________________________

Oui ______ [insérer le nom]          Non ______

___________________________________

___________________________________

i.	Nombre de candidats complétés après consultation, le cas échéant:(nom/nationalité des candidats) 

2.6	Liste des candidats présélectionnés:(nom/nationalité des candidats)

1. 	
2. 	
3. 	
4. 	
5. 	
6. 	
7. 	
8.

2.7 Contrôle a priori des résultats de l’AMI
2.7 a- Date de transmission à l’organe de contrôle compétent

2.7 b- Date de l'avis de l’organe de contrôle compétent

2.7 c - Date de transmission au Partenaire Technique et Financier (PTF) pour avis de non-objection, le cas échéant.
	
     2.7 d- Date de l’avis de non-objection du PTF, le cas échéant.

Date 	

Date 	

Date 	

Date

2.8	Demande de propositions :
a)	Date (s) de l'avis de l’organe de contrôle des Marchés Publics compétent
b)	Remise de la DP aux candidats présélectionnés

Date 	

Date

c)	Modifications et éclaircissements apportés à la demande de propositions (préciser) |

2.9	Marché :
a)	Modèle de Marché du dossier type national ou du PTF rémunéré au temps passé

b)	Modèle de Marché du dossier type national ou du PTF à rémunération forfaitaire
c)	Autre (préciser)

[préciser]
Clause d’ajustement des prix : Oui ____ Non ____

[préciser]
Clause d’ajustement des prix : Oui ____ Non __

2.10	Conférence préalable à l’établissement des propositions :
Procès-verbal 

Date le cas échéant

Oui 		Non 	

Oui 		Non 	
Date

2.11	Remise des propositions :
 deux (02) enveloppes : propositions technique et financière séparément.
1 grande enveloppe contenant les deux précédentes enveloppes
a)	Date de remise fixée initialement
b)	Report(s) de date

Points

Jour 		Heure 	

Jour 		Heure

2.12 Nombre de propositions reçues |
2.13	Ouverture des propositions techniques par la/le COE | Jour 		Heure

2.14	COE :
	Nom et titre des membres

1. 	
2. 	
3. 	
4. 	
5. 	
6.

2.15	Délai de validité des propositions (jours) :
a)	date d’expiration initiale

b)	prorogation(s) éventuelle(s)

Jour 		Heure 	

Jour 		Heure

2.16	Critères/sous-critères d’évaluation:
a)	Expérience des candidats
i)		
ii)		

b)	Méthodologie
i)		
ii)		

c)	Personnel clé
i)	Individu(s)
- _____________
- _____________
- _____________

ii)	Groupe dans son ensemble
- _____________
- _____________
- _____________

d)	Participation de ressortissants nationaux
               i)     ________                                                       
               ii)  __________                

         e) Formation (optionnel)
               i)     ________                                                       
               ii)  __________

Pondération 	
Pondération 	

Pondération 	
Pondération 	

Pondération 	
Pondération 	
Pondération 	

Pondération 	
Pondération 	
Pondération 	

Pondération 	
Pondération 	

Pondération_____________________________
Pondération_____________________________

2.17	Notes techniques des candidats | Note minimum exigé________________________
Nom des candidats | Notes techniques
1. |
2. |
4. |
4. |

2.18	Rapport d’évaluation :
a)	Transmission au PTF pour avis de non-objection le cas échéant.

b)	Date(s) de l'avis de l’organe de contrôle des marchés publics

Date 	

Date

2.19	Notification d’évaluation :
	Transmission au PTF le cas                                      échéant

Il importe que les évaluateurs possèdent les qualifications requises

Maximum trois (3) sous-critères pour chaque critère.

Formulaire II.B- : Examen de la recevabilité
Note 
Les éléments à vérifier à cette étape figurent dans le tableau ci-après. La /Le COE renseigne le tableau par les mentions : fourni- valide (FV), fourni -non valide (FNV), non fourni (NF) ou non applicable (NA) le cas échéant. 

En cas de rejet d’une offre, la /le COE mentionne clairement tous les motifs dudit rejet en bas du tableau.

N°

Soumissionnaires

Eléments à vérifier

1

2

……

……

n

1. | Présentation de la proposition  technique : deux (02) exemplaires physiques à savoir un (01) original, une (01) copie ainsi qu’une (01) version électronique scannée de l’original de la proposition technique sur clé USB sous le format PDF) | | | | |
2. | Lettre de soumission de la proposition  technique datée, signée et cachetée | | | | |
3. | Organisation du cabinet/firme signée | | | | |
4. | Observations ou suggestions du soumissionnaire sur les TDR | | | | |
5. | Observations ou suggestions du soumissionnaire sur le personnel de la contrepartie et les installations devant être fourni par l’Autorité contractante | | | | |
6. | Descriptif de la méthodologie et du plan de travail | | | | |
7. | Composition de l’équipe et responsabilités de ses membres (personnel clé) | | | | |
8. | Curriculum vitae pour le personnel clé | | | | |
9. | Programme d’activité et calendrier des livrables | | | | |
10. | Déclaration de l’Autorité contractante relative au code d’éthique et de déontologie dans la commande publique | | | | |
11. | Engagement du soumissionnaire à respecter le code d’éthique et de déontologie dans la commande publique | | | | |
12. | Code de conduite environnemental, social, d’hygiène et de sécurité si requis | | | | |
13. | Matériel nécessaire à l’exécution des prestation si requis | | | | |
14. | Références techniques | | | | |
15. | Attestation de visite de site, le cas échéant | | | | |
16. | Accord ou la promesse d’accord de groupement, si requis | | | | |
17. | Confirmation écrite, datée, signée et cachetée, habilitant le signataire de la proposition  à engager le candidat au cas où le signataire n’est pas le premier responsable du cabinet ou de la firme | | | | |
18. | Engagement du soumissionnaire à respecter le code d’éthique et de déontologie dans la commande publique daté, signé et cacheté | | | | |
19. | Accord ou promesse d’accord de groupement, si requis | | | | |
20. | Agrément d’exercice de l’activité, si requis | | | | |
21. | Preuves de la détention ou de la disponibilité du matériel signées, si requis [préciser obligatoire ou non applicable] | | | | |
22. | Autres pièces [à renseigner par la PRMP] | | | | |

Acceptation pour examen de conformité technique : Accepté/Rejeté
(Non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet de la proposition)

Formulaire II.C Résumé de l’évaluation
Cette évaluation porte sur l’examen des pièces ci-après : 
-	Approche technique et méthodologie ;
-	Plan de travail ;
-	Organisation et personnel ;
-	Preuves de disponibilité ou de location du matériel si requis ;
-	Une attestation de visite de site signée par la Personne responsable des marchés publics, si requis [préciser obligatoire ou non applicable] ;
-	Toutes autres pièces exigées (dans les Données Particulières).

NB : La non-production de ces pièces, en dehors de l’attestation de visite de site et/ou la non-obtention de la note minimum requise, entraine le rejet de l’offre

Notes techniques/classement

Nom des candidats

[insérer nom
du candidat 1]

[insérer nom
du candidat 2]

[insérer nom
du candidat 3]

[insérer nom
du candidat 4]

Critères | notes | notes | notes | notes
Expérience | | | |
Méthodologie | | | |
Personnel proposé | | | |
Participation de ressortissants nationaux | | | |
Formation | | | |
Note globale | | | |
Classement | | | |

Les propositions dont la note est inférieure à la note minimale exigée de [nombre de points] sont rejetées.

Formulaire II.D Évaluations individuelles — Comparaison

Nom des candidats

Critères

[insérer nom
du candidat 1]

[insérer nom
du candidat 2]

[insérer nom
du candidat 3]

[insérer nom
du candidat 4]

Expérience

A                                    B
NM
C                                    D

Méthodologie | | | |
Personnel clé | | | |
Participation de ressortissants nationaux | | | |
Formation | | | |
Total | | | |

A, B, C et D = notes attribuées par les évaluateurs ; NM = note moyenne

[insérer le lieu, la date, les noms et prénoms ainsi que les signatures des membres de la Commission (ou Comité) d’Ouverture et d’Évaluation ce marché public] :

NOTE :

Seules les propositions financières des consultants ayant présenté une proposition technique conforme et qualifiée doivent être ouvertes. Dans l’hypothèse où les marchés doivent faire l’objet d’un avis de non objection du Partenaire Technique et Financier, en raison d’un niveau de seuils prédéfinis, les propositions financières ne doivent pas être ouvertes avant que l’Emprunteur ait reçu cet avis. L’évaluation technique (les scores techniques en particulier) ne peut être modifiée une fois ouvertes les propositions financières.

Section III.  Annexes
Annexe I.	Évaluations individuelles

L’annexe I s’applique en cas de sélection fondée sur la qualité technique, de sélection dans le cadre d’un budget déterminé et de sélection au moindre coût. En cas de sélection par entente directe, elle sera remplacée par un examen des points forts et des points faibles des différentes propositions, qui pourra être effectué par un ou plusieurs évaluateurs.

Annexe II.	Évaluations individuelles — Personnel clé 
Annexe III.	Contrôle des données
Annexe IV.  	Procès-verbaux des séances d’ouverture des propositions techniques et 	financières
Annexe V.	Demande de propositions
Annexe VI.	Annexes diverses — Selon les besoins

Annexe I.  Évaluations individuelles
Nom du candidat : _________________________	

Critères/
Sous-critères

Notes maximales

Évaluateurs

Moyenne

| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Expérience | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
Méthodologie | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
Personnel clé | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
Participation de nationaux ^(1) | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
- | | | | | | |
Transfert de connaissances (formation) | | | | | | |
Total | 100 | | | | | |
^(1)Si cela est spécifié dans la demande de propositions.

1. Nom de l’évaluateur : ________Signature : __________________  Date : _________
2. Nom de l’évaluateur : ________Signature : __________________  Date : _________
3. Nom de l’évaluateur : ________Signature : __________________  Date : _________
4. Nom de l’évaluateur : ________Signature : __________________  Date : _________
5. Nom de l’évaluateur : ________Signature : __________________  Date : _________

Annexe II.  Évaluations individuelles — Personnel clé
Nom du candidat : ____________________________

Personnel clé

Notes maximales

Qualifications à caractère général
(   )^1

Qualifications pour la mission
(   )^1

Expérience
de la
région
(   )^1

Notes totales
(100)

Notes pondérées par personne

Total | | | | | |

Nom de l’évaluateur : ____________ Signature : ___________________ Date : _________

1. 	Notes maximales, telles que définies dans la demande de propositions.

2. 	Dans certains cas, l’évaluation portera non pas sur des individus mais sur des groupes d’individus (par exemple, le service financier), qui ont chacun une pondération. Le score d’un groupe sera obtenu à partir des scores pondérés des membres de ce groupe. Par exemple, le score d’un groupe de trois personnes ayant obtenu les scores a, b et c sera : ax + by + cz, où x, y et z représentent les pondérations respectives des membres (x + y + z = 1) de ce groupe.

Annexe III.  Contrôle des données

5.1	Imputation budgétaire/prêt/crédit/don
a)	numéro
b)	date d’entrée en vigueur
c)	date de clôture
i)	initiale
ii)	révisée

5.2	Plan de passation des marchés publics
a)	première date de publication
b)	dernière date de publication

5.3	Publicité :
a)	publication communautaire UEMOA / dans le journal des marchés Publics et ou sur le portail web des marchés publics (SIGMaP)
(le cas échéant)
b)	publication dans le quotidien de service public et ou dans un des journaux de diffusion nationale

Date 	

Nom(s) et date(s) de parution

5.4	L’utilisation du critère « participation locale » comme facteur de sélection a‑t‑elle modifié le classement final ? | Oui 		Non

Calculer les scores techniques avec et sans "participation locale" (formulaire IIB)

Annexe IV.  Procès-verbal d’ouverture
des propositions techniques

L’annexe IV s’applique en cas de sélection fondée sur la qualité technique et le coût, de sélection dans le cadre d’un budget déterminé et de sélection au moindre coût.

PROCÈS-VERBAL
[Devront être inscrits au procès-verbal le nom des participants aux séances d’ouverture et tous autres détails que l’Autorité contractante pourra juger utile d’y porter, à son gré. Toutes les personnes présentes à la séance doivent signer le procès-verbal.] 

La signature des membres de la Commission/le Comité et la date :

Annexe V.  Demande de propositions

L’annexe V s’applique pour tous les modes de sélection (la demande de propositions type national issue de la transposition au plan national du Dossier Standard Régional d’Acquisition de la Commission de l’UEMOA par ses Etats membres doit être utilisée, une fois assortie des modifications appropriées, en cas de sélection par entente directe).

Annexe VI.  Annexes diverses — Selon les besoins

REPUBLIQUE DU BENIN
Fraternité- Justice-Travail

[insérer  l’autorité concernée]

PROCES VERBAL D’OUVERTURE DES PROPOSITIONS FINANCIERES 
DP N°_____/ du ____/_____/20__

Objet de la demande de propositions :
[insérer  l’objet]

[insérer  le mois et l’année]

Procès–verbal d’ouverture des propositions financières

Objet :	Demande de propositions n°…………………………..relative à…………………….. [préciser  la nature des prestations à réaliser]
Méthode de sélection :………………………………………
L’an ….. [préciser  l’année, le jour et le mois] à …. heures, dans la salle de réunion de ………………….. [insérer nom et adresse de l’autorité contractante], la Commission/le Comité d’ouverture et d’évaluation des propositions (COE) a procédé à l’ouverture des propositions financières relatives au marché cité en objet.
Cette ouverture des propositions financières fait suite à l’évaluation des propositions techniques des soumissionnaires relatives à la demande de propositions [insérer référence de la demande de propositions] 
Ont pris part à cette séance conformément à la note de service/décision [insérer la référence] :
•	Président : …………………………………………………………………
•	Rapporteur …………………………………………………………………
•	Membres : [préciser les administrations concernées dans le tableau ci-après] 
Ont été aussi présents à cette séance, les soumissionnaires dont les propositions techniques jugées recevables et invités par lettres n° [insérer les références]. 
Ont été absents, malgré leur invitation, les soumissionnaires suivants : …. 
Après avoir ouvert la séance, le président de la/le COE a rappelé les noms des soumissionnaires ayant obtenu la note minimale requise dans la demande de propositions. Les propositions financières desdits soumissionnaires lues publiquement se présentent dans le tableau comme ci-après : 
Eléments à vérifier | Soumissionnaires
| Soumissionnaire 1 | Soumissionnaire 2 | ----- | ----- | Soumissionnaire n
Pays d’origine | | | | |
Présentation de la proposition financière (originale et copie) | | | | |
Présence des Clés USB | | | | |
Présence de la version scannée de la proposition technique sur les clés USB | | | | |
Lettre de soumission de la proposition financière signée, datée et cachetée | | | | |
État récapitulatif des coûts signé | | | | |
Ventilation des coûts par activité signée | | | | |
Ventilation des rémunérations signée | | | | |
Frais remboursables/autres coûts signés | | | | |
Montant hors taxes de la Proposition financière | | | | |
Montant toutes taxes comprises de la proposition financière | | | | |

Les clés USB doivent être ouvertes à la séance d’ouverture pour vérifier la présence de la copie de la soumission en version scannée PDF

En outre, le dépouillement a donné lieu aux observations suivantes :

- des soumissionnaires …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

- des membres de la/ du COE…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- des membres de l’organe de contrôle……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Le Président a clôturé la séance à ….heures [préciser l’heure de fin des travaux].

Ont signé :

Président									Rapporteur

Membres 

L’organe de contrôle

Liste de présence à la séance d’ouverture des propositions financières de la DP n°….
(Liste de l’administration)
N° | Nom et Prénom(s) | Fonction/Qualité | Téléphone | Signature

Liste de présence à la séance d’ouverture des propositions financières de la DP n°….
(Liste des soumissionnaires /représentants)
N° | Nom et Prénom(s) | Fonction/Qualité | Téléphone | Signature

REPUBLIQUE DU BENIN
Fraternité- Justice-Travail

RAPPORT D’ÉVALUATION DES PROPOSITIONS FINANCIERES DES CANDIDATS

Nom de l’autorité contractante : ________________________
Titre du projet : ________________________
Objet du marché : _________________________	
Ligne de crédit budgétaire/prêt/crédit N° [insérer : numéro du prêt/crédit]
Titre des services de consultants [insérer : titre]
Date de lancement : [insérer : date]
Date limite de soumission des propositions [insérer : date]
Date du présent rapport [insérer : date]

Table des matières
Section I : Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation d’attribution — texte
Section II.  Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation d’attribution — Formulaires
Formulaire II.A Évaluation des propositions financières — Données de base
Formulaire II.B Ajustements — Conversion — Prix évalués
Formulaire II.C  Sélection fondée sur la qualité technique et le coût — Évaluation combinée des propositions techniques/financières — Recommandation d’attribution
Formulaire II.D  Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et sélection au moindre coût — Recommandation d’attribution
Formulaire II.E : Préférence pour les consultants ressortissants d’un Etat membre de l’UEMOA
Section III.  Annexes
Annexe I.  Procès-verbal d’ouverture des propositions financières
Annexe II.  Contrôle des données
Annexe III.  Annexes diverses — Selon les besoins

Section I : Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation d’attribution — texte

Cette section concerne la sélection fondée sur la qualité technique et sur le coût, la sélection dans le cadre d’un budget déterminé et la sélection au moindre coût. En cas de sélection fondée sur la qualité, veuillez fournir, comme indiqué, les informations appropriées.

[Cette section doit indiquer : 
a)	les éventuels problèmes rencontrés durant l’évaluation des offres financières, tels que ceux posés par l’obtention des taux de change pour la conversion des prix dans la monnaie utilisée aux fins d’évaluation ;
b)	les ajustements apportés au prix de la proposition considérée (essentiellement pour qu’il y ait correspondance avec la proposition technique) et la détermination du prix évalué (sauf en cas de sélection fondée sur la qualité, et de sélection par entente directe) ;
c)	les problèmes d’ordre fiscal ;
d)	la recommandation d’attribution provisoire ;
e)	le montant du marché HT :
f)	le montant du marché TTC :
g)	tout autre élément d’information important]

Les impôts ne sont pas pris en compte dans l’évaluation financière, mais les frais remboursables le sont.]

Section II.  Rapport d’évaluation des propositions financières — Recommandation d’attribution — Formulaires

Cette section concerne la sélection sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition (sélection qualité‑coût), la sélection dans le cadre d’un budget préfixé (sélection budget déterminé), la sélection sur la base de la meilleure proposition financière (sélection au moindre coût). En cas de sélection sur la base de la qualité technique de la proposition (sélection qualité seule), veuillez fournir, comme indiqué, les informations appropriées.

Formulaire II. A	Évaluation des propositions financières — Données de base
Formulaire II. B	Ajustements — Conversion — Prix évalués
Formulaire II.C	Sélection sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition — Évaluation combinée des propositions techniques/financières — Recommandation d’attribution
Formulaire II. D	Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et sélection au moindre coût — Recommandation d’attribution
Formulaire II. E	Préférence pour les ressortissants d’un Etat membre de l’UEMOA

Formulaire II.A Évaluation des propositions financières — Données de base
4.1	Avis du PTF le cas échéant et de l’organe de contrôle compétent sur le rapport d’évaluation des propositions techniques | Date

4.2 	Ouverture des propositions financières en séance publique
a)	Noms et prix proposés (indiquer les candidats présents à la séance)

Jour 		Heure 	
1. 	
2. 	
3. 	
4.

4.3	COE : nom et titre des membres — en cas de différence avec l’évaluation des propositions techniques |

4.4	Méthodologie (formule) utilisée    pour l’évaluation financière (uniquement en cas de sélection fondée sur la qualité et sur le coût ; rayer le cas échéant)

4.5 	Soumission du rapport d’évaluation des propositions techniques/financières au PTF le cas échéant, et à l’organe de contrôle compétent

Poids inversement proportionnel au coût…….
Autre……

Date

4.6	Sélections
•	Sélection fondée sur la qualité et sur le coût
a)	Score technique et financier le plus élevé

b)	Recommandation d’attribution

•	Sélection fondée sur la qualité
a)	Notes techniques uniquement
Recommandation d’attribution

Nom des	 notes	notes	notes
candidats	techniques	financières	totales

							
Nom 	

Note technique : 	

Nom

•	Sélection dans le cadre d’un budget déterminé

a)	Note technique la plus élevée dont le montant est compris dans le budget déterminé

b)	Recommandation d’attribution

•	Sélection au moindre coût
a)	Proposition dont le montant évalué est le moins élevé mais ayant obtenue la note technique minimum requise

b)	Recommandation d’attribution

•	Sélection fondée sur les qualifications des consultants
a)	Comparaison des qualifications (consultant mieux qualifié) : meilleure note technique
b)	Recommandation d’attribution

•	Sélection consultant individuel
a)	Comparaison des qualifications (consultant mieux qualifié) : meilleure note technique
b)	Recommandation d’attribution

Nom des	 notes	Prix	Prix
candidats	techniques	proposés	évalués

							

Nom 	

Nom

Formulaire II.B Ajustements — Conversion — Prix évalués

En cas de sélection fondée sur la qualité technique, de sélection fondée sur les qualifications des consultants et de sélection par entente directe, veuillez remplir ce tableau uniquement jusqu’à la colonne 3.

Nom
des consultants

Prix proposés^1

Ajustements^2
(2)

Prix
corrigé (s)
(3) = (1) + (2)

Conversion dans la monnaie
d’évaluation^3

Notes financières^4
(6)

| Monnaie | Montants (1) | | | Taux de change^5 (4) | Prix proposés (5) = (3)*(4) |

1.	Observations éventuelles (par exemple, taux de change) ; trois monnaies étrangères maximum, en plus de la monnaie locale.
2.	Correction des erreurs de calcul et des omissions figurant dans les propositions techniques. Ces ajustements peuvent être positifs ou négatifs.
3	Comme indiqué dans la demande de propositions.
4.	100 points pour la proposition évaluée économiquement la plus avantageuse ; les autres scores doivent être déterminés en fonction des dispositions de la demande de propositions.
5.	Taux d’une unité monétaire par rapport à la monnaie utilisée pour l’évaluation, en principe la monnaie locale (par exemple, 1 dollar E.U. = 450 FCFA). Indiquer la source utilisée, conformément à la demande de propositions.

S’il y a fluctuation du taux de change, le taux de la BCEAO est appliqué

Formulaire II.C Sélection fondée sur la qualité et sur le coût —
Évaluation combinée des propositions techniques/financières — Recommandation d’attribution
| Évaluation technique | Évaluation financière | Évaluation combinée

Nom des candidats

Notes techniques^1
N(t)

Notes pondérées
N(t) × T^2

Classement
technique

Notes financières^3
N(f)

Notes pondérées
N(f) × P^4

Notes
N(t) T + N(f) P

Classement

Recommandation d’attribution

À la proposition ayant obtenu la note combinée technique/financière la plus élevée.
Nom du candidat : _____________________________________

1.	Voir Formulaire II.B (Evaluation des propositions techniques)
2.	T = pondération spécifiée dans la demande de propositions.
3.	Voir Formulaire II.B (Evaluation des propositions financières)
4.	P = pondération spécifiée dans la demande de propositions.

Formulaire II.D Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et sélection au moindre coût—
Recommandation d’attribution

Remplir la partie appropriée du formulaire.

| Sélection dans le cadre d’un budget déterminé | Sélection au moindre coût
Nom des candidats | Notes techniques^1 | Prix corrigé (s)^2 | Notes techniques | Prix corrigé (s)

Recommandation d’attribution

À la proposition technique la mieux classée dans les limites du budget indiqué.
Nom du candidat :

À la proposition dont le montant évalué est le moins élevé parmi celles ayant obtenu la  note minimale requise.
Nom du candidat :

1.	Voir Formulaire II.B (Evaluation des propositions techniques)
2.	Voir Formulaire II.B (Evaluation des propositions financières)

Formulaire II.E Sélection fondée sur la qualité
Recommandation d’attribution

Nom du candidat

Évaluation
technique la plus élevée

Évaluation
financière

Recommandation d’attribution | |

Formulaire II.E : Préférence pour les consultants ressortissants d’un Etat membre de l’UEMOA
Préciser la monnaie retenue pour l’évaluation des prestations : __________________

Identification du cabinet, firme ou bureau d’études

Groupe de soumissionnaires bénéficiant d'une préférence ^1

Prix total ^2
HT ou TTC

Prestations ne bénéficiant pas d'une marge de préférence ^3

Total révisé
HT ou TTC

Préférence

Prix total à comparer
HT ou TTC

(a) | (b) | (c) | (d) | (e) = (c-d) | (f) | g= (c) + (f)
Note:
1.  Les informations portées dans la colonne « b » indiquent si le soumissionnaire déclare être ressortissant d’un Etat membre de l’UEMOA ou non (autres soumissionnaires), et doivent être vérifiées par l'autorité contractante.
2.  Les informations portées dans la colonne « c » proviennent du formulaire IV- B.
3. les montants prévus dans la colonne (d) sont égaux à la somme des coûts indiqués à la colonne (2) du formulaire. Les composantes non négligeables de la colonne (d) doivent faire l’objet de notes explicatives jointes au tableau.

Section III.  Annexes
Annexe I.  Procès-verbal d’ouverture des propositions financières
Annexe II. Contrôle des données
Annexe III. Annexes diverses — Selon les besoins

Annexe I.  Procès-verbal d’ouverture des propositions financières

L’annexe IV s’applique en cas de sélection fondée sur la qualité technique et le coût, de sélection dans le cadre d’un budget déterminé et de sélection au moindre coût.

PROCÈS-VERBAL

[Devront être inscrits au procès-verbal le nom des participants aux séances d’ouverture, les prix proposés, les rabais et les scores techniques et tous autres détails que l’Autorité contractante pourra juger utile d’y porter, à son gré. Toutes les personnes présentes à la séance doivent signer le procès-verbal.] 

La signature des membres de la Commission/le Comité et la date :

Annexe II.  Contrôle des données

5.1	Imputation budgétaire/prêt/crédit/don
a)	numéro
b)	date d’entrée en vigueur
c)	date de clôture
i)	initiale
ii)	révisée

5.2	Plan de passation des marchés publics
c)	première date de publication
d)	dernière publication

5.3	Publicité :
c)	publication communautaire UEMOA / dans le journal des marchés Publics et ou sur le portail web des marchés publics (SIGMAP)
(le cas échéant)
d)	publication dans le quotidien de service public et ou dans un des journaux de diffusion nationale

Date 	

Nom(s) et date(s) de parution

5.4	L’utilisation du prix comme facteur de sélection a-t-elle modifié le classement final ? | Oui 		Non

Comparer le classement technique avec celui figurant dans le formulaire II.C (Evaluation des propositions financières)

Annexe III.  Annexes diverses — Selon les besoins

REPUBLIQUE DU BENIN
Fraternité- Justice-Travail

[insérer l’autorité contractante concernée]

PROCES-VERBAL D’ATTRIBUTION PROVISOIRE
DP N°_____/  du ____/_____/20__

Objet de la demande de propositions :
[insérer l’objet du marché tel que généré par le SIGMaP]

[insérer le mois et l’année]

Procès–verbal d’attribution provisoire
Objet :	Demande de propositions n°……relative à ……. [préciser la nature des prestations à réaliser]
Méthode de sélection :………………………………………
L’an ….. [préciser l’année, le jour et le mois] à …. heures, dans la salle de réunion de ………………….. [insérer  nom et adresse de l’autorité contractante], la Commission/ le Comité d’Ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a procédé à l’attribution provisoire du marché cité en objet.
Ont pris part à cette séance conformément à la note de service/décision [insérer la référence] :
•	Président : ……………………………………….. …………………………
•	Rapporteur :…………………………………………………………………..
•	Membres : [préciser les administrations concernées dans le tableau ci-après] 
Après l’analyse des propositions financières conformément aux clauses contenues dans la demande de propositions et suite aux négociations, la proposition du soumissionnaire [insérer nom du soumissionnaire] a été retenue pour un montant TTC de [insérer montant] et un délai d’exécution de [insérer le délai].

En cas d’allotissement, insérer un tableau récapitulatif des noms et prénoms des attributaires provisoires, des montants et délais d’exécution des lots.

Sous réserve de la validation de l’organe de contrôle compétent, il est déclaré attributaire provisoire et sera invité pour l’établissement du marché. [Phrase à supprimer et à remplacer par : toutefois, l’autorité contractante renonce à passer ce marché pour les raisons ci-après (à énumérer), le cas échéant].

Utile au cas où l’autorité contractante veut poursuivre la procédure de passation. Dans le cas contraire, préciser plutôt préciser les raisons pour lesquelles l’autorité contractante renonce à signer le contrat.

Conformément à ses propositions, il va sous-traiter avec [insérer les noms du/des sous-traitants]. [A supprimer s’il n’y a pas de sous-traitants].

Paragraphe utilisable seulement en cas de sous-traitance. En cas d’attributaires multiples, mettre la phrase au pluriel.

Les motifs du rejet des offres des autres soumissionnaires sont consignés dans le tableau ci-après : 

Numéro d’ordre

Soumissionnaires
évincés

Montant de l’offre

Motif du rejet

Observations

1 | | | |
2 | | | |
3 | | | |
etc…… | | | |
Le Président a clôturé la séance à ….heures [préciser l’heure de fin des travaux].
Fait à …..[insérer lieu], le …[indiquer la date]
[insérer noms et prénoms, qualité et signatures]

Le Président								Le Rapporteur
Nom et signature							Nom et signature

Les membres

Noms et signatures