Title: Formulaires d'évaluation des offres
Subject: Passation des marchés de fournitures et travaux
Author: JJRaoul
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Passation de marchés de services, fournitures ou de travaux

REPUBLIQUE DU BENIN

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS

FORMULAIRE TYPE DE PREPARATION DU PROCES-VERBAL D’OUVERTURE, DU RAPPORT D’EVALUATION ET DU PROCES-VERBAL D’ATTRIBUTION PROVISOIRE DES OFFRES ET GUIDE ASSOCIE

POUR LA PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES, SERVICES OU DE TRAVAUX

Version de juin 2023

Introduction

La partie « introduction » est à supprimer après la finalisation des documents

Le présent formulaire a été préparé à l’intention des autorités contractantes pour la mise en application de la loi n° 2020-26 du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin. Il fait suite au décret n°2020-602 du 23 décembre 2020 portant approbation des documents types de passation des marchés publics en République du Bénin. 
Il a spécifiquement pour objet de faciliter la préparation du procès-verbal d’ouverture des plis, du rapport d’évaluation des offres et du procès-verbal d’attribution du marché par les autorités contractantes dans le cadre d’un appel à concurrence. 
Le présent document type et les instructions qui l'accompagnent indiquent la démarche à suivre pour évaluer les offres reçues à la suite d’un appel à concurrence.  Il importe, dans tous les cas, d'appliquer les procédures de soumission et d'évaluation décrites dans les Instructions aux Candidats (IC) du dossier d'appel à concurrence.
L’évaluation des offres pour un marché de services et fournitures courantes est généralement rapide et facile. Cette opération peut s’avérer plus complexe pour des marchés de travaux importants et les marchés de fournitures d’équipements non courants. Les tableaux doivent être joints au rapport d'évaluation, mais peuvent être adaptés aux conditions particulières des dossiers d’appel à concurrence. Diverses pièces doivent être jointes au rapport, décrivant en détail le processus suivi pour l'évaluation des offres et indiquant précisément les extraits des soumissions qui auraient pu poser problème et la manière dont les réserves ou divergences par rapport au dossier d’appel à concurrence ont été précisément traitées. Le rapport doit comporter toutes les explications nécessaires (sous la forme de note de bas de page ou d’annexes) et faire référence aux clauses correspondantes du dossier d’appel à concurrence.
Il convient de mentionner les appels d’offres à lots multiples, pouvant donner lieu à un ou des marchés d'un ou plusieurs lots attribué(s) à différents candidats.  Dans ce cas, les offres doivent être évaluées séparément pour chaque lot en tenant compte des rabais qui peuvent être proposés lorsque plus d’un marché est attribué au même soumissionnaire (rabais conditionnels).  
 La PRMP a l’obligation de soumettre le rapport d’évaluation des offres et le procès-verbal d’attribution provisoire à l’organe de contrôle compétent conformément aux dispositions des articles 14 à 16 de la loi n°2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin.
Si le marché fait l'objet d'une obligation d’examen préalable d’un Partenaire Technique et Financier (PTF) (accord du PTF avant décision d’attribution du marché), l’Autorité contractante doit adresser au PTF le rapport d’évaluation (et non le procès-verbal d’ouverture) sous couvert d’une lettre d’envoi. Cette lettre doit indiquer les conclusions de l’évaluation et fournir toute information supplémentaire susceptible de faciliter l'examen du PTF. Elle doit aussi souligner toutes les difficultés non résolues ou sujettes à caution. 

Après avis de l’organe de contrôle compétent, l’autorité contractante doit publier un avis d’attribution dans les délais réglementaires qui suivent l’attribution. La publication d’un tel avis ouvre le délai de recours prévus aux articles 116 et suivants de la loi n° 2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin. Les soumissionnaires dont les offres n’ont pas été retenues peuvent exercer de recours auprès de l’autorité contractante et, si requis, auprès de l’Autorité de régulation des marchés publics en vertu de l’article 79 alinéa 4 de la loi citée supra.   

Table des matières
Introduction
Procès–verbal d’ouverture des plis
Examen de la recevabilité des plis
Tableau de recevabilité des plis
Ouverture des plis
Tableau d’ouverture des plis
Formulaires types d'évaluation des offres
Modèle de rapport de présentation
Rapport d’évaluation des offres - Tableaux types
Tableau 1 : Identification
Tableau 2 : Déroulement de l’appel d’offres
Tableau 3 : Remise des offres et ouverture des plis
Tableau 4 : Prix des offres (lus publiquement)
EXAMEN PRELIMINAIRE
Examen de la recevabilité de l’offre
Tableau 5 :   Examen de la recevabilité de l’offre
Examen de la conformité technique
EVALUATION FINANCIERE
Correction des erreurs et calcul du Montant Net Financier des offres (NF)
Tableau 6 : Corrections et rabais inconditionnels
Conversions nécessaires le cas échéant
Tableau 7 : Taux de change
Tableau 8A : Conversion monétaire (plusieurs monnaies)
Tableau 8 B : Conversion monétaire (monnaie unique, paiement en plusieurs monnaies)
Tableau 9 : Ajouts pour omissions, ajustements et variations mineures (valorisation monétaire)
Tableau 10 A : Préférence pour les fournitures fabriquées dans un pays membre de l’UEMOA
Tableau 10 B : Préférence pour les entreprises de travaux ressortissantes d’un Etat membre de l’UEMOA
Détermination du montant minimum acceptable des offres (M)
Classement des soumissionnaires
EXAMEN DE LA QUALIFICATION
Tableau 11 : Vérification de la qualification des soumissionnaires
Tableau 12 : Etat récapitulatif de l'évaluation des offres et proposition (s) d'attribution du marché
Annexe I - Instructions pour l'évaluation des offres
Annexe II - Séance d’ouverture des plis (informations sur les offres)
Rapport d’évaluation des offres : Contenu
Procès–verbal d’attribution provisoire

[Insérer : Identifiant de l’Autorité contractante]

MARCHE DE TRAVAUX/FOURNITURES/SERVICES

Indiquer le type de marché concerné : « Travaux » ou « Fournitures » ou « Services »

PROCES-VERBAL D’OUVERTURE DES OFFRES 
Avis d’appel d’offres n°____ du_/ ____/_____/20__

Objet : [insérer l’objet du marché tel qu’inscrit dans le plan de passation]

Source de financement : [insérer la source de financement]

Gestion : [insérer l’année budgétaire]
Imputation budgétaire : [insérer chapitre et article]
Accord de prêt : [insérer numéro et date]
Commencé le [insérer jj/mm/aaaa]
Achevé le [insérer jj/mm/aaaa]

[insérer mois et année de l’élaboration du rapport]
Procès–verbal d’ouverture des plis

Objet :	Dossier d’appel d’offres n°……………………………………………. relatif à …………………….. [préciser la nature des prestations à réaliser]
Mode de passation :………………………………………
L’an ….. [préciser l’année, le jour et le mois] à …. heures, dans la salle de réunion de ………………….. [insérer nom et adresse de l’autorité contractante], la Commission ou le Comité d’Ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a procédé à la recevabilité et à l’ouverture des plis relatifs au marché cité en objet.

Ce dossier d’appel à concurrence a fait l’objet d’une publication dans [préciser  les journaux et/ou le site de publication] du …[indiquer la date de publication et le numéro du journal des marchés publics, du journal la Nation et du SIGMaP] ou les sites d’affichages (indiquer la date d’affichage à la Préfecture, Chambre de Métiers et Mairie). La date limite de remise des offres était fixée au… [indiquer la date et l’heure limite de dépôt des offres telles que spécifiées dans l’avis d’appel à concurrence].
Le dossier d’appel à concurrence a été validé par… [préciser l’organe de contrôle compétent] suivant le procès-verbal N°…..du … [préciser la date].
Ont pris part à cette séance conformément à la note de service/décision [insérer la référence] :
- Président : ……………………………………………………….
- Rapporteur :…………………………………………………………………
- Membres : [préciser les administrations concernées dans le tableau ci-après] 

Administration

Nom et Prénom (s)

Qualité

Observations
[Préciser avec voix délibérative ou sans voix délibérative]

Les prestations/travaux/fournitures sont réparties en lots comme suit : [dans le cas contraire, retirer cette phrase]

Rayer les mentions inutiles

•	lot n°1 :
•	lot n°2 :
•	lot n°3 :
•	………
Aux date et heure limites de dépôt des offres, [insérer nombre soumissionnaires] ont retiré le dossier et [insérer  nombre soumissionnaires] ont déposé leurs plis.
Après avoir vérifié que le quorum est atteint, le Président de la Commission ou du Comité d’Ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a ouvert la séance par la lecture des noms des soumissionnaires dont les offres ont été réceptionnées et enregistrées dans le registre spécial des offres. Il s’agit de :

Numéro d’ordre | Soumissionnaire | Date et heure de dépôt | Identité et contact du porteur | Pays d’origine | Observations
1 | | | | |
2 | | | | |
3 | | | | |
etc…… | | | | |

La Commission ou le Comité d’Ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a ensuite procédé à la recevabilité et à l’ouverture des plis. 

Examen de la recevabilité des plis 

Note 

Les éléments à vérifier figurent dans le tableau ci-après. La /le COE renseigne le tableau par les mentions : Oui ou non le cas échéant. 

En cas de rejet d’un pli, la /le COE mentionne clairement tous les motifs dudit rejet en bas du tableau.

Tableau de recevabilité des plis

N°

Soumissionnaires
Eléments à vérifier

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire 2

……

Soumissionnaire n

1. | Respect de la date et de l’heure limites de dépôt des plis | | | |
2. | Respect du caractère anonymat des plis | | | |
3. | Respect de l’intégrité des plis | | | |
4. | Respect de la condition de retrait du DAC | | | |
5. | Autres [à renseigner par la PRMP] | | | |

Acceptation pour l’ouverture des offres : Accepté/Rejeté
(le non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet du pli)

NB : Le non-respect de ces dispositions entraîne le rejet du pli

Ouverture des plis

L’ouverture des plis a consisté à la vérification de la présence matérielle des pièces essentielles constitutives de chaque offre. Les offres ainsi que les documents jugés les plus importants qui y sont annexés, ont été paraphés par les membres présents de ladite commission. 
Les résultats de cette vérification sont consignés dans le tableau ci-après :

Tableau d’ouverture des plis

En fonction du type de marché supprimer les pièces non nécessaires

N° | Eléments à vérifier | Soumissionnaires
| | Soumissionnaire 1 | Soumissionnaire 2 | ……… | …….. | …….. | Soumissionnaire n
1. | Enveloppes marquées « RETRAIT » (le cas échéant) | | | | | |
2. | Enveloppes marquées « REMPLACEMENT » (le cas échéant) | | | | | |
3. | Enveloppes marquées « MODIFICATION » (le cas échéant) | | | | | |
4. | Enveloppes intérieures et les mentions (2) | | | | | |
5. | Présence de clé USB | | | | | |
6. | Présence de l’offre scannée sur clé USB | | | | | |
7. | Habilitation à signer datée, signée et cachetée, le cas échéant | | | | | |
8. | Lettre de soumission datée, signée et cachetée | | | | | |
9. | Rabais | | | | | |
10. | Montant TTC de l’offre | | | | | |
11. | Montant HT de l’offre | | | | | |
12. | Bordereau des Prix Unitaires daté, signé et cacheté | | | | | |
13. | Détail Quantitatif et Estimatif daté, signé et cacheté si requis | | | | | |
14. | Garantie de soumission ou lettre de déclaration de garantie | | | | | |
15. | Engagement du soumissionnaire à respecter le code d’éthique et de déontologie dans la commande publique daté, signé et cacheté | | | | | |
16. | Attestation de capacité financière | | | | | |
17. | Etats financiers | | | | | |
18. | Attestation de non exclusion de la commande publique | | | | | |
19. | Fiche technique | | | | | |
20. | Prospectus | | | | | |
21. | Références techniques | | | | | |
22. | Personnel | | | | | |
23. | Matériel | | | | | |
24. | Méthodologie | | | | | |
25. | Planning | | | | | |
26. | Attestation d’assurance des risques professionnels (entreprises naissantes ou n’ayant pas trois (3) années d’existence) | | | | | |
27. | Variantes | | | | | |
28. | Etc. | | | | | |

Les clés USB doivent être ouvertes à la séance d’ouverture pour vérifier la présence de la copie de la soumission en version scannée PDF

En outre, la vérification de la présence des pièces a donné lieu aux observations suivantes :

- des soumissionnaires …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

- des membres du ou de la COE ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

- des membres de l’organe de contrôle …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Les listes de présence à cette séance sont en annexe.

Le Président a clôturé la séance à ….heures [préciser l’heure de fin des travaux].

Fait à …..[insérer  lieu], le … [indiquer la date]

Le Président								Le Rapporteur
Nom et signature							Nom et signature

Les membres

L’organe de contrôle

Liste de présence à la séance d’ouverture des plis relatifs à l’appel d’offres n°….
(Liste de l’administration)
[insérer  le lieu et la date d’ouverture]
N° | Nom et Prénom(s) | Structure représenté | Fonction/ Qualité | Téléphone | Signature

Liste de présence à la séance d’ouverture des plis relatifs à l’appel d’offres n°….
(Liste des soumissionnaires /représentants)
N° | Nom et Prénom(s) | Structure représentée | Fonction/ Qualité | Téléphone | Signature

Formulaires types d'évaluation des offres

[Insérer : Identifiant de l’Autorité contractante]

MARCHE DE TRAVAUX/FOURNITURES/SERVICES

Indiquer le type de marché concerné : « Travaux » ou « Fournitures » ou « Services »

Rapport d'évaluation des offres

Objet : [insérer l’objet du marché tel qu’inscrit dans le plan de passation]

Source de financement : [insérer la source de financement]

Gestion : [insérer l’année budgétaire]
Imputation budgétaire : [insérer chapitre et article]
Accord de prêt : [insérer  numéro et date]

Commencé le [insérer jj/mm/aaaa]
Achevé le [insérer jj/mm/aaaa]

[insérer mois et année de l’élaboration du rapport]

Modèle de rapport de présentation 

Objet de l’appel d’offres :

Résumé succinct de la procédure :

Nombre d’offres reçues :

Aspects marquants de l’évaluation des offres et de la qualification des soumissionnaires :

Recommandation d’attribution provisoire et montant du marché :

Rapport d’évaluation des offres - Tableaux types

Tableau 1 : Identification

1.1

   1.2

   
   1.3

Nom et adresse de l’autorité contractante

Imputation budgétaire/référence du financement/date d’entrée en vigueur et de clôture du prêt/crédit

Nom du projet/objet du marché

__________________________________________

__________________________________________

__________________________________________

1.7

   1.8

 1.9

 1.10

   
1.11

  
 1.12

1.13

Numéro (d'identification) du marché

Description du marché

Estimation du coût ^1

Mode de passation du marché 

Contrôle a priori de l’organe de contrôle compétent ^2

Examen préalable du PTF le cas échéant

Préférence en faveur des candidats de droit de pays membres de l’UEMOA ou des offres ne comportant que des produits d’origine ou de pays membres de l’UEMOA

_______________________________________

________________________________________

________________________________________

________________________________________

Oui ______          Non ______

Oui ______          Non ______

Oui ______          Non

1.  Indiquer la source et la date du montant indiqué.
2.  Si la réponse est « non », ne pas remplir les lignes 2.2 (b), 2.4 (b) et 2.6 (b) du tableau 2.
Tableau 2 : Déroulement de l’appel d’offres

2.1
     a)
   
   2.2
     a)
     b)

2.3
     a)

     

         b)

     c)
     d)
     e)

f)

Avis général de passation des marchés publics
Dates de publication initiale/dernière mise à jour
     
Préqualification, le cas échéant
     Nombre d'entreprises préqualifiées
     Date de l'avis de l’organe de contrôle des marchés publics, et du PTF, le cas échéant

Avis d’appel public à la concurrence
    Noms des canaux de publication :
-	SIGMaP
-	JMP
-	La Nation
-	Autre (à préciser) ……………….

Voie d’affichage (le cas échéant)
Lieux d’affichage :
-	Mairie
-	Préfecture
-	Chambre des Métiers
-	Autre (à préciser) ……………….

Publication par l’UEMOA (le cas échéant)
Date de publication (le cas échéant)
Publication à grande diffusion internationale (le cas échéant)
Date de publication

___________________/________________

___________________________________
___________________________________

___________________________________

Oui______ Non ______
Date___________________

Oui______ Non ______
Date_____________________

Oui______ Non ______
Date_____________________

Oui______ Non ______
Date_______________________

Oui______ Non ______
Date _______________________

Oui______ Non ______
Date _______________________

Oui______ Non ______
Date_________________________

Oui______ Non ______
Date________________________

Oui______ Non ______
Date_________________________

Oui ______[insérer le nom]          Non ______
___________________________________

2.4

     a)

     b)

   
     c)

        2.5

   2.6

     a)

      b)

      2.7

   2.8

Dossier type d'appel d'offres

     Titre, date de mise à jour

Date de l'avis de l’organe de contrôle compétent et de l’avis de non objection du PTF, le cas échéant

Date de publication de l’avis

Nombre d'entreprises ayant retiré le dossier

Modifications apportées au dossier, le cas échéant
     
Indiquer les dates des différentes modifications

 Date(s) de l'avis de l’organe de contrôle des marchés compétent, et de l’avis de non objection du PTF, le cas échéant

Date de la réunion préalable au dépôt des offres, le cas échéant

Date du procès-verbal de la réunion avec les candidats

__________________________________

___________________________________

___________________________________

_________________________________

___________________________________

1.___________2.____________3.________

1.___________2.____________3.________

___________________________________

___________________________________

Tableau 3 : Remise des offres et ouverture des plis

3.1

      a)

      b)

   3.2

   3.3

   
   3.4

   3.5

     a)

     b)

     c)

Date limite de remise des offres
     
     Date et heure de dépôt initiales

     Prorogations, le cas échéant

Ouverture des plis
     
     Date, heure

Procès-verbal de l'ouverture des plis
     
     Date 
     
Nombre d'offres soumises

Période de validité des offres
(jour)

     Prévue au départ

     Prorogations, le cas échéant

     Date de l’avis du PTF, le cas échéant

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

1.  Dans le cas des marchés pour lesquels la procédure de soumission en deux étapes est retenue, ces informations doivent être fournies pour chaque étape.  

Tableau 4 : Prix des offres (lus publiquement)

Listes des candidats ayant soumissionné

Identification du soumissionnaire

Prix de l'offre 
(lu publiquement)

e) Modifications ou
   Commentaires

a) Nom | b) Adresse | c) Monnaie | d) Montant ou % HT | e) Montant ou % TTC |

. Si le montant de la soumission est libellé en une seule monnaie, les montants en autres monnaies sont indiqués en pourcentage du prix total de l'offre dans la colonne « d ».

Décrire toute modification du prix de l'offre lue publiquement (rabais, retraits, variantes, etc.).  Noter également l’absence d’une garantie de soumission si celle-ci est exigée ainsi que toute autre information cruciale.

EXAMEN PRELIMINAIRE 

Examen de la recevabilité de l’offre 

Note 
Les éléments à vérifier à cette étape figurent dans le tableau ci-après. La /le COE renseigne le tableau par les mentions : fourni- valide (FV), fourni -Non valide (FNV), Non Fourni (NF) ou Non Applicable (NA) le cas échéant. 

En cas de rejet d’une offre, la /le COE mentionne clairement tous les motifs dudit rejet en bas du tableau.
Tableau 5 :   Examen de la recevabilité de l’offre

N°

Soumissionnaires
Eléments à vérifier

1

2

……

n

6. | Lettre de soumission datée signée et cachetée | | | |
7. | Bordereau des Prix Unitaires daté, signé et cacheté | | | |
8. | Détail Quantitatif et Estimatif daté, signé et cacheté, si requis | | | |
9. | Bordereau des prix pour les fournitures | | | |
10. | Bordereau des prix et calendrier de réalisation des services connexes, si requis | | | |
11. | Garantie de soumission ou lettre de déclaration de garantie | | | |
12. | Confirmation écrite, datée, signée et cachetée, habilitant le signataire de l’offre à engager le candidat au cas où le signataire n’est pas le premier responsable de l’entreprise | | | |
13. | Engagement du soumissionnaire à respecter le code d’éthique et de déontologie dans la commande publique daté, signé et cacheté | | | |
14. | Accord ou promesse d’accord du groupement, si requis | | | |
15. | Agrément d’exercice de l’activité, si requis, il doit être fourni par tous les membres d’un groupement | | | |
16. | Délai de validité de l’offre | | | |
17. | Autres pièces [à renseigner par la PRMP] | | | |
Acceptation pour examen de conformité technique : Accepté/Rejeté (non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet de l’offre) | | | |
NB : La non-production ou la non-validité de ces pièces entraîne le rejet de l’offre

 Examen de la conformité technique 
Les pièces à examiner à cette étape figurent dans le tableau ci-après. La /le COE renseigne le tableau par les mentions : Fourni - conforme (FC), Fourni - non conforme (FNC), Non fourni (NF) ou Non applicable (NA) le cas échéant. : 
•	Cas de marché de travaux

N°

Soumissionnaires
Eléments à vérifier

1

2

……

n

1. | Programme de mobilisation et de construction signé | | | |
2. | Calendrier de mobilisation signé | | | |
3. | Calendrier de construction signé | | | |
4. | Organisation des travaux sur site signée | | | |
5. | Méthode d’exécution ou de réalisation signée | | | |
6. | Liste du personnel affecté aux travaux | | | |
7. | Liste des matériels affectés aux travaux | | | |
8. | Attestation de visite de site signée par la Personne responsable des marchés publics (PRMP) | | | |
9. | Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier] | | | |

10.

Acceptation pour l’évaluation financière : Accepté/Rejeté
(non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet de l’offre)

NB : La non-production ou la non-conformité de ces pièces, à l’exception de l’attestation de visite de site, entraîne le rejet de l’offre
•	Cas de marché de services [tenir compte des prescriptions du DAC]

N°

Soumissionnaires
Eléments à vérifier

1

2

……

n

1. | Programme d’activités signé ; | | | |
2. | Méthodes d’exécution signées ; | | | |
3. | Liste du matériel signée, si requis ; | | | |
4. | Liste du personnel signée ; | | | |
5. | Calendrier d’exécution signé ; | | | |
6. | Description technique des services datée, signée et cachetée ; | | | |
7. | Certificat de conformité à la norme écolabel du produit, si requis ; | | | |
8. | Attestation de visite de site signée par la Personne responsable des marchés publics (PRMP) ; | | | |
9. | Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier] | | | |

10.

Acceptation pour l’évaluation financière : Accepté/Rejeté
(non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet de l’offre)

NB : La non-production ou la non-conformité de ces pièces, à l’exception de l’attestation de visite de site, entraîne le rejet de l’offre.
•	Cas de marché de fournitures [tenir compte des prescriptions du DAC]

N°

Soumissionnaires
Eléments à vérifier

1

2

……

n

1. | Méthodes d’exécution ; | | | |
2. | Liste du matériel à mobiliser pour l’exécution du marché, si requis | | | |
3. | Liste du personnel affecté à l’exécution de la mission, si requis ; | | | |
4. | Calendrier d’exécution signé ; | | | |
5. | Description technique des fournitures, datée et signée par le soumissionnaire | | | |
6. | Fiches techniques des fournitures, délivrées par le fabricant | | | |
7. | Prospectus, si requis | | | |
8. | Certificat d’origine des fournitures | | | |
9. | Photos | | | |
10. | Certificat de conformité à la norme environnementale du produit, si requis ; | | | |
11. | Attestation de visite de site signée par la Personne responsable des marchés publics (PRMP) ; | | | |
12. | Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier] | | | |

13.

Acceptation pour l’évaluation financière : Accepté/Rejeté
(non-respect de l’une quelconque des dispositions entraine le rejet de l’offre)

NB : La non-production ou la non-conformité de ces pièces entraîne le rejet de l’offre.

EVALUATION FINANCIERE

La/le COE procède aux différentes vérifications nécessaires pour s’assurer de la conformité des données financières et renseigne les tableaux afférents. Cette évaluation se fait à base des pièces essentielles suivantes : 
1)	Le Bordereau des prix unitaires daté, signé et cacheté ;
2)	Le Devis quantitatif et estimatif daté, signé et cacheté, si requis ;
3)	Le Bordereau des prix pour les fournitures, si requis ;
4)	Le Bordereau des prix et calendrier de réalisation des services connexes, si requis ;
5)	Le Cadre de sous détail des prix, si requis ;
6)	Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier].
NB : La non-production ou la non-conformité de ces pièces, entraîne le rejet de l’offre.
Correction des erreurs et calcul du Montant Net Financier des offres (NF)
-	faire les vérifications horizontales et verticales des calculs ;
-	appliquer les rabais inconditionnels (le cas échéant)

Tableau 6 : Corrections et rabais inconditionnels

a) Soumissionnaire

Prix de l'offre lu publiquement

Corrections

f) Prix de l'offre corrigé
(f = c + d)

Rabais inconditionnels ^2

h) Prix de l'offre corrigé/avec rabais
i = (f -  h)
HT ou TTC

| b) Monnaie | c) Montant HT ou TTC | d) Erreurs de calcul ^1 | e) Sommes provisionnelles HT ou TTC | | g) Pourcentage | h) Montant(s) HT ou TTC |

Seules les offres qui sont retenues à l'issue de l'examen préalable (tableau 5, colonne « g ») doivent figurer dans ce tableau et les suivants. Les informations portées dans les colonnes « a », « b », « c » proviennent du tableau 4.
1.  Les corrections indiquées dans la colonne « d » peuvent être positives ou négatives.
2.  Les rabais inconditionnels (voir annexe I, par. 6.4) indiqués sous forme de montants sont enregistrés directement dans la colonne « g ». 

Conversions nécessaires le cas échéant 

Tableau 7 : Taux de change

Joindre une liste des taux de change fournis par l'organisme ou la publication indiqués.

Monnaie utilisée pour l'évaluation des offres : _________________________________

Taux de change en vigueur le : _____________________________________________

Source des taux de change (organisme ou publication) : _______________________________

Tableau 8A : Conversion monétaire (plusieurs monnaies)
Préciser la monnaie retenue pour l'évaluation : _______________________

a) Soumissionnaire

b) Monnaie(s) de l'offre

c) Prix de l'offre corrigé/rabais compris
HT ou TTC

d) Taux de change applicable(s) ^1

Monnaie de l'évaluation

| | | | e) Prix de l'offre e = (c x d) HT ou TTC | f) Prix total de l'offre ^2 HT ou TTC

Notes :

Ce tableau doit être rempli lorsque sont utilisés les dossiers d'appel à concurrence pour la passation des marchés de fournitures, et l'option B du dossier d'appel à concurrence pour la passation des marchés grands travaux.
Les informations portées aux colonnes « a », « b » et « c » proviennent des colonnes « a », « b » et « i » du tableau 6.
1.  Les informations portées dans la colonne « d » proviennent du tableau 7.
2.  Les montants portés dans la colonne « f » sont égaux au montant total des prix des offres de chaque soumissionnaire, après conversion et addition de chaque monnaie indiquée à la colonne « e ».

Tableau 8 B : Conversion monétaire (monnaie unique, paiement en plusieurs monnaies)
Préciser la monnaie retenue pour l'évaluation : __________________

a) Soumissionnaire

b) Prix de l'offre corrigé/rabais inclus
(en la monnaie indiquée)
HT ou TTC

Composition des paiements ^1

f) Taux de change utilisé par le soumissionnaire

g) Montant en monnaie utilisée pour les paiements
(e x f)
HT ou TTC

h) Taux de change utilisé pour l'évaluation ^2

Monnaie utilisée pour l'évaluation

| | c) Monnaie de paiement | d) Pourcentage du montant total de l'offre HT ou TTC | e) Montant en monnaie utilisée pour l'évaluation (e) = (b x d) HT ou TTC | | | | i) Prix de l'offre HT ou TTC (g x h) | j) Total ^3 HT ou TTC

Notes :
Ce tableau doit être rempli lorsque sont utilisés les dossiers établis pour la passation des marchés de travaux de taille moyenne et l'option A du dossier d’appel d’offres pour la passation des marchés de travaux de taille importante.
Les informations portées dans la colonne « b » proviennent de la colonne « i » du tableau 6.
1.  Les informations portées dans les colonnes « c », « d », et f proviennent de l'annexe à la soumission du dossier type d'appel d'offres pour la passation des marchés de grands travaux et du formulaire de soumission du dossier type d'appel d'offres pour la passation des marchés de travaux de taille moyenne.
2.  Les informations portées à la colonne « h » proviennent du tableau 7.
3.  Les chiffres portés dans la colonne « j » sont la somme des prix de l'offre, pour chaque soumissionnaire, en chaque monnaie utilisée indiqués à la colonne « i ».
Tableau 9 : Ajouts pour omissions, ajustements et variations mineures (valorisation monétaire) 

a) Soumissionnaire

b) Prix de l'offre corrigé/rabais inclus ^1
HT ou TTC

c) Ajouts pour omission ^2

d) Ajustements ^2

e) Variations mineures ^2

f) Prix total HT ou TTC

(f) = (b) + (c)+ (d) + (e)

1.  Les informations portées dans la colonne « b » proviennent de la colonne « f » du tableau 8A ou de la colonne « j » du tableau 8B.
2.  Toute mention portée dans les colonnes « c », « d », ou « e » doit être expliquée de façon détaillée, et être accompagnée des calculs correspondants.  Se reporter aux parties 6.5-6.7 de l'annexe I.

Tableau 10 A : Préférence pour les fournitures fabriquées dans un pays membre de l’UEMOA

a) Soumissionnaire

b) Groupe de candidats bénéficiant d'une préférence ^1

c) Prix total ^2
HT ou TTC

d) Fournitures ne pouvant bénéficier d'une préférence ^3

e) Total révisé
HT ou TTC

f) Droit de douane en vigueur
(%) ^4

g) Marge de
préférence
(%)

h) Prix des fournitures bénéficiant d'une marge de préférence ^6
HT ou TTC

i) Prix total à comparer
HT ou TTC

(a) | (b) | (c) | (d) | (e) = (c – d) | (f) | (f) | (g) | (h) = (1,1 d + g)
| | | | | | 10 | |
| | | | | | 10 | |

1.  Les informations portées dans la colonne « b » indiquent si le soumissionnaire déclare appartenir aux groupes A ou B (voir dossier type d’appel à concurrence pour la passation des marchés de fournitures), et doivent être vérifiées par l’autorité contractante.
2.  Les informations portées dans la colonne « c » proviennent de la colonne « f » du tableau 9.  Si le prix total le plus bas est offert par un soumissionnaire du groupe A, c’est le prix de l'offre la moins disante et il n'est pas nécessaire de remplir le reste du tableau.  Les colonnes « d » à « h » doivent être remplies uniquement pour les offres du groupe B.
3.  Les montants portés dans la colonne « d » sont égaux à la somme des coûts indiqués aux colonnes « d » et « e » du tableau 9 et d'autres coûts encourus dans le pays de l'autorité contractante.  Les composantes importantes de la colonne « d » devraient faire l'objet de notes explicatives.
4.  Les pourcentages indiqués dans la colonne « f » sont relatifs aux droits de douanes et impôts applicables aux prix CIF ou CIP des fournitures considérées.
5.  Le chiffre indiqué dans la colonne « g » est égal à 15 % ou au droit de douane indiqué à la colonne « f », le taux le plus bas étant retenu.
6.  Pour les soumissionnaires du groupe A, le chiffre porté à la colonne « h » est zéro. A ce stade, les prix des offres des soumissionnaires du groupe B sont exclus de la comparaison. 

Tableau 10 B : Préférence pour les entreprises de travaux ressortissantes d’un Etat membre de l’UEMOA
Préciser la monnaie retenue pour l'évaluation des travaux : __________________

Identification du soumissionnaire

Groupe de soumissionnaires bénéficiant d'une préférence ^1

Prix total ^2
HT ou TTC

Travaux ne bénéficiant pas d'une marge de préférence ^3

Total révisé
HT ou TTC

Préférence

Prix total à comparer
HT ou TTC

(a) | (b) | (c) | (d) | (e) = (c-d) | (f) | g= (c) + (f)

Notes :

1.  Les informations portées dans la colonne « b » indiquent si le soumissionnaire déclare appartenir au groupe A (soumissionnaires éligibles ressortissant d’un Etat membre de l’UEMOA) ou au groupe B (autres soumissionnaires), et doivent être vérifiées par l'autorité contractante.
2.  Les informations portées dans la colonne « c » proviennent de la colonne « f » du tableau 9.  Si le prix le plus bas est offert par un soumissionnaire du groupe A, il est le moins disant et il n'est pas nécessaire de remplir le reste du tableau.
3.  Les montants portés dans la colonne « d » sont égaux à la somme des coûts indiqués aux colonnes « d » et « e » du tableau 9.  Les composantes non négligeables de la colonne « d » doivent faire l'objet de notes explicatives jointes au présent tableau.  Il n'est pas nécessaire de remplir les colonnes « d » et « e » pour les soumissionnaires du groupe A.

Détermination du montant minimum acceptable des offres (M)

•	Déterminer par la formule ci-dessous, les cas d’offres anormalement basses

M étant obtenu en appliquant la méthode suivante : 

M = 0,80 x (0,6 x Fm + 0,4 x Fc) 

Avec Fm = moyenne arithmétique des offres financières corrigées Fm = (P1 + P2 + P3 + ….. + Pn)/N et 

Fc = l’estimation prévisionnelle pour le lot considéré
P1, P2….  = prix corrigé d’erreurs et de rabais de l’offre 1, 2…… 

N  = nombre d’offres restées en lice après correction
 
Note : Toute offre dont le montant sera inférieur à M sera présumée anormalement basse. La COE invite le (s) soumissionnaire (s) concerné (s) à justifier son offre. En cas de non justification ou de justification non satisfaisante, l’offre sera écartée (Cf IC évaluation financière des offres)

Classement des soumissionnaires
[Ici on classe les soumissionnaires restés en lice jusqu’à l’étape de l’évaluation financière suivant l’ordre des montants économiques des offres.]

EXAMEN DE LA QUALIFICATION 
Renseigner le détail des critères de qualification des soumissionnaires tel que figurant au Dossier d’Appel à Concurrence (DAC) et au regard de chacun de ces critères, indiquer si le soumissionnaire y satisfait ou non, et formuler les commentaires appropriés, notamment en cas de réponse par la négative, ou en cas de déviation jugée mineure par la commission ou le comité d’ouverture et d’évaluation des offres.
Les pièces de qualification :
Pièces nécessaires pour l’examen de la capacité technique et de l’expérience 
1)	L’original ou la copie légalisée de l’extrait du registre de commerce et du crédit mobilier (RCCM). 
2)	La liste des (insérer le nombre) prestations similaires 

On entend par prestations similaires des prestations identiques en nature, montant, taille physique, complexité, méthodes/technologies, etc.

3)	Preuves des expériences et de qualifications du personnel ;
4)	Preuves de disponibilité des moyens matériels ;
5)	Attestation de catégorisation des entreprises délivrée par un organisme habilité si requise
6)	Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier]
Pièces nécessaires pour l’examen de la capacité financière
1)	Etats financiers 
2)	Attestation financière
3)	Attestation d’assurance de risques professionnels pour les entreprises naissantes et celles qui n’ont pas encore trois (03) années d’existence 
4)	Autres pièces [préalablement renseignées par la PRMP dans le dossier d’appel à concurrence (DAC)]
La Commission ou le Comité d’Ouverture et d’Evaluation des offres sollicitera du soumissionnaire dont l’offre est évaluée économiquement la plus avantageuse, la production dans un délai maximum de trois (03) jours ouvrables de compléments d’informations ou de documents justificatifs jugés pertinents pour éclairer ses conclusions.
Le défaut de production des informations complémentaires indispensables à l’appréciation de la capacité technique et financière des soumissionnaires peut entraîner le rejet de l’offre concernée au terme d’un délai de réponse à accorder qui ne saurait excéder trois (03) jours ouvrables à compter de la date de la demande.

Tableau 11 : Vérification de la qualification des soumissionnaires 
Vérification | Proposition du soumissionnaire dont l’offre est classée première | Décision (conforme / non conforme)
Critères de capacités financières prévues au DAC | Critère 1 | |
| Critère 2 | |
| Critère 3 | |
| Critère n | |
Critères de capacités techniques prévues au dossier | Critère 1 | |
| Critère 2 | |
| Critère 3 | |
| Critère n | |
Faire cette vérification pour le soumissionnaire classé premier (1^er) et en cas de non satisfaction, passer au suivant et ainsi de suite.

Tableau 12 : Etat récapitulatif de l'évaluation des offres et proposition (s) d'attribution du marché

1.

     a)
     
     b)

   2.

     a)

     b)

   3.

      
   4.

   5.

   6.

Soumissionnaire ayant présenté l'offre conforme évaluée économiquement la mieux avantageuse (auquel il est proposé d'attribuer le marché)
    
    Nom __________________________________________
     
     Adresse _________________________________________

Si l'offre a été soumise par un agent, indiquer le Responsable de l’Entreprise
    
     Nom ___________________________________________
     
     Adresse __________________________________________

Si l'offre est présentée par un groupement d'entreprises, indiquer tous les partenaires, leur nationalité, et la part estimée du marché qui revient à chacun
________________________________________________________________________________

Principal (principaux) pays de provenance des fournitures/matériaux _________

Date envisagée pour la signature du marché (mois, année) ______________

Date(s) prévue(s) pour l'arrivée des fournitures/matériels à destination finale ou pour l'achèvement des travaux (date calendaire ou nombre de jours/mois)

| | Monnaie(s) | Montant(s) ou %
7. | Prix de l'offre (lu publiquement) ^1 | |
8. | Corrections des erreurs ^2 | |
9. | Rabais ^3 | |
10. | Autres ajustements ^4 | |
11. | Montant proposé ^5 | |
12. | Catégories de décaissements 6
13. | Vérification de la qualification du soumissionnaire recommandé pour l’attribution du marché : Oui/Non
1.  Les informations portées à la ligne 7 proviennent du tableau 6.
2.  Les informations portées à la ligne 8 proviennent de la colonne « d » du tableau 6.
3.  Les informations portées à la ligne 9 proviennent de la colonne « h » du tableau 6.  Toutefois, elles incluent les rabais offerts en cas de l’attribution de plusieurs marchés. Voir annexe I par. 7.2.
4.  Les informations portées à la ligne 10 devraient faire l'objet d'explications détaillées, le cas échéant. 
5.  Le chiffre porté à la ligne 11 est égal à la somme des prix indiqués aux lignes 7 à 10. Pour les offres exprimées en une seule monnaie, les montants libellés en une autre monnaie doivent être exprimés en pourcentage.
6.  Les informations portées à la ligne 12 proviennent de l'accord de prêt.

Ont signé :
Le Président Nom et signature | | Le Rapporteur Nom et signature
Les membres

Annexe I - Instructions pour l'évaluation des offres
1.	Identification, procédures d'appel à la concurrence et soumission des offres
Les données de base sur le processus de passation des marchés figurent aux tableaux 1, 2, et 3.  
2.	Ouverture des plis 
Les candidats ou leurs représentants sont invités à assister à la séance d'ouverture des plis, pendant laquelle les offres sont lues à haute voix et enregistrées, en même temps que la liste des personnes présentes.  Le procès-verbal de la séance doit être dressé et envoyé dans les meilleurs délais à tous les candidats et au PTF le cas échéant. Il fait l’objet d’une publication. Les procédures d'ouverture des plis sont décrites dans les IC.  Un formulaire récapitulatif des informations à obtenir est présenté à l’annexe II, qui doit faciliter l’ouverture des plis et la préparation du procès-verbal.  Il doit être rempli pour chaque offre au fur et à mesure de la lecture des offres pendant la séance d'ouverture. Les informations lues publiquement doivent provenir de l’exemplaire original de l’offre ; les montants et autres informations essentielles lus à haute voix doivent être soulignés car ils devront être vérifiés par la suite. Si les offres sont présentées en une seule monnaie, il importe d'indiquer le pourcentage des montants dus payables en d'autres monnaies.
Les enveloppes contenant des avis de substitution, de modification ou de retrait des offres doivent faire l'objet d'un examen tout aussi attentif, et les détails essentiels qu'elles contiennent ⎯ un changement de prix, par exemple ⎯ lus publiquement.  Les informations qui ne seraient pas lues à haute voix et consignées par écrit dans le procès-verbal pourraient ne pas être prises en compte dans l'évaluation des offres. Les offres reçues mais qui auront été retirées devront néanmoins être lues et ne devront être retournées aux soumissionnaires que lorsque les avis de retrait auront été officiellement confirmés.
Comme indiqué dans les IC, aucune offre ne doit être rejetée lors de l'ouverture des plis hormis celles qui ont été reçues après la date et l’heure limites de remise des offres. Ces offres arrivées en retard ne sont pas ouvertes et seront retournées en l’état aux candidats. Les prix des offres lus à haute voix doivent être portés au tableau 4.
3.	Validité des offres 

La période de validité des offres est indiquée dans les IC ou les DPAO, le cas échéant ; elle doit être confirmée dans la soumission.  Si pour des raisons exceptionnelles, le marché ne peut être attribué avant l'expiration de cette période, une demande de prorogation doit être faite par écrit aux candidats, conformément aux dispositions des IC. Une demande de prorogation de la période de validité de la garantie d'offre doit aussi être présentée aux candidats, le cas échéant. Le délai de prorogation des offres ne peut excéder quarante-cinq (45) jours calendaires sauf après avis de l’Autorité de régulation des marchés publics à la suite de la confirmation de la validité de l’offre par l’attributaire provisoire. Toutes les prorogations doivent être indiquées au tableau 3.
4.	Principes de l'évaluation
Après l'ouverture des plis en séance publique, aucun renseignement concernant l'examen des plis, les précisions demandées et l'évaluation des offres ne doit être communiqué aux candidats ou à toute autre personne n'ayant pas qualité pour participer à la procédure d’évaluation tant que l'attribution du marché n'a pas été notifiée au soumissionnaire retenu. 
L’autorité contractante peut, dans certains cas, demander aux candidats de lui fournir des éclaircissements sur certains aspects de leurs offres. Conformément aux IC, ces demandes sont présentées par écrit, mais le soumissionnaire ne peut être invité ou autorisé à modifier le prix ou la nature des fournitures, travaux ou services offerts, sauf à corriger une erreur de calcul.  Les réponses des candidats doivent également être communiquées par écrit.  Aucune réunion ou conversation ne doit avoir lieu entre l’autorité contractante (ou ses agents/consultants) et les candidats pendant le processus d'évaluation des offres.

Lorsqu’un processus de soumission en deux étapes est employé, l’évaluation des offres présentées à la deuxième étape se fait conformément aux procédures décrites dans les présentes instructions.

Pendant l'évaluation des offres, les candidats peuvent chercher à entrer en contact avec l’autorité contractante, directement ou indirectement, pour s'enquérir de l'état d'avancement de l’évaluation, offrir des éclaircissements qui ne leur ont pas été demandés, ou dénigrer les offres de leurs concurrents mieux placés.  La réponse de l’autorité contractante à ces informations doit se limiter à un accusé de réception, lorsque l’intervention a été effectuée par écrit. Toute autre forme d’intervention est absolument proscrite.  L’autorité contractante doit évaluer les offres uniquement sur la base des informations communiquées dans les offres.  
5.	Examen préliminaire des offres
Le processus d'évaluation doit commencer immédiatement après l'ouverture des plis.  L'examen préliminaire des offres a pour objet d'identifier et de rejeter celles qui sont incomplètes, non recevables ou non conformes aux dispositions du dossier d'appel à concurrence.  Cet examen doit porter sur les points suivants :
5.1	Recevabilité de l’offre
L’examen doit s’attacher à identifier les insuffisances des offres, qui pourraient indûment avantager le soumissionnaire en question si ces insuffisances étaient ignorées.  Il est rare qu’une offre soit parfaite à tous égards.  Il importe toutefois que la validité de l’offre elle-même ne puisse être remise en question, par exemple à cause de problèmes liés aux signatures. Lorsque l’offre a été soumise par un groupement d’entreprises, l’accord de groupement (ou le projet d’accord de groupement) doit y être joint, lorsque le soumissionnaire est un agent, celui-ci doit fournir l’autorisation du fabricant si cela est exigé.  Toutes les copies des offres doivent être comparées à l’original et faire l’objet de corrections, si nécessaire.  L’original doit alors être placé en lieu sûr, les copies sont normalement utilisées aux fins de l’évaluation.
•	Critère de provenance : Le soumissionnaire doit être une personne physique ou morale ressortissant d’un pays répondant aux critères de provenance définis dans la convention de financement, le cas échéant.  Tous les membres d’un groupement d’entreprises doivent répondre à ce critère, ainsi que les fournitures et les services.  Dans le cas d’installations et d’équipements, les critères de provenance ne s’appliquent qu’au produit fini faisant l'objet de l’offre et à ses principales composantes qui sont clairement identifiables. En cas de préqualification, seules les offres présentées par des candidats ayant fait l’objet de la procédure de préqualification peuvent être prises en compte.  Les candidats (y compris tous les membres d’un groupement d’entreprises et tous les sous-traitants du soumissionnaire) peuvent être disqualifiés s’ils sont affiliés à une entreprise qui a été engagée pour fournir des services de conseil concernant le projet, (se reporter aux IC pour de plus amples détails).

^2   La personnalité juridique des soumissionnaires pré-qualifiés ne peut être modifiée lors de la soumission des offres.

•	Garantie de soumission : Le dossier d’appel à concurrence exige habituellement la fourniture d’une garantie de soumission.  Dans ce cas, la garantie doit être conforme aux conditions stipulées dans les instructions aux candidats et être jointe à l’offre.  Le soumissionnaire ne peut se contenter de fournir une copie.  Si la garantie de soumission revêt la forme d’une garantie bancaire, cette dernière doit être fournie conformément au modèle inclus dans le dossier d’appel à concurrence. Les garanties émises pour un montant inférieur à celui indiqué dans les instructions aux candidats ou pour une période plus courte que celle qui est stipulée dans ces mêmes instructions ne sont pas acceptables. La garantie de soumission présentée par un groupement d’entreprises doit être émise au nom de tous les partenaires du groupement. 
5.2	Examen de la conformité technique
5.2.1	Exhaustivité de l’offre
A moins que le dossier d’appel d’offres n’autorise spécifiquement la présentation d’une offre partielle qui permet au soumissionnaire de présenter une offre portant seulement sur certains éléments ou certaines quantités d’un élément particulier, les offres qui ne couvrent pas la totalité des éléments requis doivent normalement être considérées comme non conformes. Toutefois, pour les marchés de travaux, on doit supposer que les prix qui ne sont pas indiqués pour des travaux occasionnels sont inclus dans les prix indiqués pour des activités qui leur sont étroitement liées.  Le soumissionnaire doit apposer ses initiales en regard de tout gommage, intercalations, ajouts ou changements de quelque nature que ce soit. Ces modifications peuvent être acceptables si elles ont pour effet de corriger, préciser ou d’expliciter la soumission. Dans le cas contraire, elles sont considérées constituer des variations mineures et doivent être analysées comme indiqué à la section 6.5 ci-après. La présentation d’un original de la soumission qui ne comporterait pas toutes ses pages peut être une cause de rejet, de même que toute incohérence dans les numéros de référence ou autres caractéristiques des fournitures principales.
5.2.2	Conformité technique
L’existence de variations majeures par rapport aux dispositions essentielles (à caractère technique et commercial du dossier d’appel d’offres) peut entraîner le rejet d’une offre. En règle générale, une variation est jugée majeure si, en cas d’acceptation de l’offre, le marché ne permet pas d’atteindre l’objectif pour lequel l’offre a été sollicitée, ou si elle ne permet pas de comparer équitablement l’offre aux autres offres qui sont conformes pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres. Ci-après des exemples de variations majeures :
i)	l’inclusion d’une clause de révision des prix alors que le dossier d’appel d’offres stipule que l’offre doit être présentée sur la base de prix fermes ;
ii)	le non-respect des prescriptions techniques : l’offre propose des fournitures dont la conception, les caractéristiques de performance ou autres ne sont pas équivalentes pour l’essentiel à celles indiquées dans le dossier d’appel d’offres ;
iii)	le calendrier proposé pour le démarrage du contrat, la livraison, l’installation ou la construction des fournitures ne correspond pas aux dates critiques ou à celles correspondant à certaines étapes ;
iv)	la sous-traitance porte sur des montants très différents de ceux prévus, ou doit se faire d’une manière différente de celle qui est autorisée ;
v)	le soumissionnaire refuse de prendre d’importants engagements et responsabilités prévus dans le dossier d’appel d’offres, comme la présentation d’une garantie de bonne exécution et la fourniture de polices d’assurances ;
vi)	le soumissionnaire n’accepte pas certaines dispositions fondamentales relatives au droit applicable aux impôts et aux procédures de règlement des différends ; et
vii)	les variations majeures indiquées dans les IC comme entraînant le rejet de l’offre (par exemple, la participation d’un soumissionnaire à plus d’une offre).
Les offres qui comportent des variations mineures (y compris des réserves) peuvent être considérées conformes pour l’essentiel ⎯ du moins au plan de l’équité ⎯ s’il est possible d’attribuer une valeur monétaire aux variations en question, valeur qui est alors ajoutée à titre de pénalité au montant de l’offre lors de l’évaluation détaillée de celle-ci, sous réserve que ces variations soient acceptables dans le cadre du marché considéré.
Les résultats de l’examen préliminaire doivent être portés au tableau 5. Si une offre n’est pas retenue à l’issue de cet examen, les raisons de son rejet doivent être clairement expliquées dans une note ou dans une pièce jointe, si nécessaire.  L’autorité contractante peut juger utile d’inclure des tableaux supplémentaires justifiant la conformité de l’offre par rapport à des spécifications techniques ou commerciales.  Ces tableaux doivent alors être joints au tableau 5.
6.	Evaluation financière
En principe, seules les offres qui sont retenues à l’issue de l’examen préliminaire sont examinées à ce stade.
6.1	Corrections des erreurs : 
La méthode à suivre pour corriger les erreurs de calcul est décrite dans les instructions aux candidats.  Les prix des offres lus publiquement (montant de la soumission) et les corrections doivent être portés dans la colonne « d » du tableau 6. Les corrections sont réputées engager le soumissionnaire.   Toute correction doit être expliquée dans une note.
6.2	Corrections des sommes provisionnelles : 
Les offres peuvent inclure des sommes provisionnelles fixées par l’autorité contractante pour couvrir des imprévus ou les sous-traitants avec lesquelles les soumissionnaires, selon les instructions aux candidats, doivent obligatoirement sous-traiter.  Etant donné que ces sommes sont égales pour toutes les offres, elles doivent être soustraites des prix des offres et enregistrées dans la colonne « e » du tableau 6 de manière à permettre une comparaison correcte des offres au cours des étapes ultérieures.  Toutefois, les sommes provisionnelles établies pour les travaux non prévisibles, lorsque ceux-ci sont évalués de manière compétitive, ne doivent pas être déduites des prix des offres.
6.3	Modifications et rabais : 
Conformément aux IC, les candidats sont autorisés à modifier leur offre initiale, avant la date et l’heure limite de dépôt des offres. Les effets de ces modifications doivent être intégralement pris en compte lors de l'examen préliminaire et de l'évaluation. Ces modifications peuvent correspondre à une augmentation ou une diminution du prix de l'offre décidée au dernier moment par les soumissionnaires et appelée rabais inconditionnel par opposition aux rabais conditionnels. Les rabais offerts aux termes des dispositions des IC pour l'attribution de plusieurs marchés ou lots inclus dans un seul marché (« rabais conditionnels ») ne doivent pas être pris en compte tant que toutes les autres phases de l'évaluation ne sont pas achevées.  L'impact financier des rabais inconditionnels doit être formulé de la manière indiquée au tableau 6 (colonnes « g » et « h »).
6.4	Monnaie de l'évaluation : 
Les offres non rejetées, corrigées de toute erreur de calcul et ajustées au titre des rabais doivent être converties de manière à être exprimées toutes dans la même monnaie, comme indiqué dans les IC. Les taux de change utilisés aux fins des calculs doivent être indiqués au tableau 7. Lorsque plusieurs taux de change existent pour une monnaie donnée (pour les transactions commerciales, les opérations du secteur public, etc.), il convient d’indiquer celui qui est utilisé et de fournir les justifications correspondantes.  Lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir le taux de change d’une monnaie donnée auprès de l’organisme ou dans la publication indiquée dans les IC, il importe d’indiquer la source secondaire, ainsi que les calculs qui ont pu être effectués aux fins des conversions. Deux options peuvent être retenues en ce qui concerne les monnaies de l’offre et de paiement, qui exigent l’application de méthodes de conversion différentes :
a.	le dossier d’appel d’offres pour la passation des marchés de fournitures, et l’option B du dossier d’appel d’offres pour la passation des marchés de grands travaux permettent d’exprimer l’offre en plusieurs monnaies.  Dans ce cas, le tableau 8A doit être utilisé pour l’évaluation des offres.
b.	le dossier type d’appel d’offres pour la passation des marchés de travaux de taille moyenne et l’option A du dossier d’appel d'offres pour la passation des marchés de grands travaux prévoient l’emploi d’une monnaie unique pour exprimer le prix de l’offre, généralement la monnaie de l’Autorité contractante ; les montants qui doivent être réglés en d’autres monnaies sont indiqués dans l’offre en pourcentage du prix de l’offre, ainsi que les taux de change utilisés par le soumissionnaire pour déterminer ces pourcentages. Dans le cas des offres présentées en une seule monnaie en réponse à des appels d’offres de marchés de grands travaux (option A), il est possible que certaines parties nécessitent des paiements en des monnaies et dans des proportions différentes selon les soumissionnaires. Dans ce cas, il faut examiner en détail les effets des corrections qui peuvent devoir être effectuées pour chaque offre, sur la base des informations présentées dans l’annexe à l’offre. Le tableau 8B doit être utilisé pour l’évaluation de ces offres.
6.5	Ajustements pour omissions 
Les omissions constatées dans les offres doivent être compensées en ajoutant au prix de l’offre le montant estimé de ces lacunes. Lorsque les éléments correspondant aux omissions de certaines offres figurent dans d’autres offres, il est alors possible d’utiliser la moyenne des prix cités dans les autres offres et de compléter ainsi les offres incomplètes à des fins de comparaison.  Il est également possible de recourir à des sources extérieures, telles que publication de prix, barèmes de coûts de transport, etc.  Le coût ainsi établi doit être exprimé en la monnaie retenue pour l’évaluation et porté à la colonne « c » du tableau 9.
6.6	Ajustements : 
Les IC indiquent éventuellement les critères d’exécution/performance ou de fonctionnement qui seront pris en compte aux fins de l’évaluation (se reporter au dossier type d’appel d’offres pour la passation des marchés de fournitures). La méthode employée pour évaluer ces facteurs doit être décrite en détail dans le rapport d’évaluation et être totalement conforme aux dispositions des IC.  Il n’est pas octroyé de prime ou crédit supplémentaire aux éléments de l’offre qui proposent des spécifications supérieures à celles requises dans le dossier d’appel d’offres, à moins que les instructions aux candidats ne le prévoient spécifiquement.  La valeur des ajustements est exprimée en terme monétaire, pour tous les marchés de travaux et la plupart des marchés de fournitures, et doit être portée à la colonne « d » du tableau 9, en FCFA.	

De même, toute soumission permettant au maître d’ouvrage de choisir entre différents modèles de fournitures est évaluée sur la base du prix le plus bas offert par le soumissionnaire pour des modèles qui remplissent les spécifications requises dans le dossier d’appel d’offres.

6.7	Valorisation monétaire des variations mineures : 
Comme indiqué à l’alinéa 5.5, les offres comportant des variations mineures par rapport au dossier d’appel d’offres peuvent être considérées conformes pour l’essentiel ; il est possible, à l’issue d’une analyse détaillée, de leur attribuer une valeur monétaire qui est alors ajoutée au montant de l’offre, à titre de pénalité, aux fins des comparaisons.
i)  Les variations mineures, notamment certaines réserves, peuvent être formulées en termes peu précis par les soumissionnaires, du type « nous souhaiterions accroître le montant des avances » ou « nous souhaiterions considérer la possibilité de modifier le calendrier de réalisation du contrat » ne sont normalement pas prises en compte lors de l’évaluation.  Toute déclaration catégorique d’un soumissionnaire s’opposant à une condition posée dans le dossier d’appel d’offres doit, en revanche, être considérée comme une réserve ferme.
ii)  Lorsqu’une offre spécifie un calendrier de paiement plus rapide que celui indiqué dans le dossier d’appel à concurrence, la pénalité imposée est fonction du profit que pourrait en tirer le soumissionnaire.  Cette manière de procéder nécessite de calculer la valeur actualisée des flux de trésorerie. On utilisera le taux d’intérêt à moyen terme en vigueur sur le marché pour les monnaies de l’offre, à moins que les Instructions aux candidats ne spécifient un autre taux.
	iii)  Lorsqu’une offre indique une date de livraison ou d’achèvement au-delà de la date indiquée dans le dossier d’appel à concurrence,  mais cependant acceptable au plan technique par l’autorité contractante, le désavantage causé à l’autorité contractante ou aux futurs utilisateurs par ce délai supplémentaire doit être évalué et l’offre doit être assortie de la pénalité prévue dans les IC ou, si ces dernières ne comportent aucune indication à cet égard, d’une pénalité qui est fonction du taux des dommages spécifié dans le dossier d’appel à concurrence. L’équivalent monétaire des variations mineures doit être établi dans la monnaie retenue pour l’évaluation indiquée à la colonne « e » du tableau 9.
6.8	Pour évaluer le montant de l’offre, 
L’Autorité contractante peut devoir prendre également en considération des facteurs autres que le prix de l’offre indiqué en application de la clause 14 des IC, dont les caractéristiques, la performance des Fournitures et Services connexes et leurs conditions d’achat. Les facteurs retenus, le cas échéant, seront exprimés en termes monétaires de manière à faciliter la comparaison des offres. Les facteurs à utiliser et la méthode d’application seront comme indiqué à la clause 33.3 (d) des IC.
6.9	Offre anormalement basse
Une offre anormalement basse est une offre qui, en tenant compte de sa portée, du mode de fabrication des produits, de la solution technique et du calendrier de réalisation, apparait si basse qu’elle soulève des préoccupations chez l’autorité contractante quant à la capacité du soumissionnaire à réaliser le marché pour le prix proposé.
Une offre est présumée anormalement basse si elle est inférieure à M. 
M étant obtenu en appliquant la méthode suivante : 
M = 0,80 x (0,6 x Fm + 0,4 x Fc) 
avec Fm = moyenne arithmétique des offres financières corrigées Fm = (P1 + P2 + P3 + ….. + Pn)/N et 
Fc = l’estimation prévisionnelle pour le lot considéré
Pi  = prix de l’offre i 
N  = nombre d’offres soumises 
 Si le montant de l’offre est inférieur à M, l’autorité contractante devra demander au soumissionnaire des éclaircissements par écrit sur les éléments ci-après :
•	les aspects économiques du processus de construction, de fabrication des fournitures ou de la prestation de services ;
•	les solutions techniques retenues et/ou les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire pour l'exécution des travaux ou pour la fourniture des produits ou pour la prestation de services ;
•	l’originalité des travaux, fournitures ou services proposés par le soumissionnaire ;
•	le respect des conditions relatives à la protection de l’environnement et aux conditions sociales et de travail en vigueur au lieu de prestation des services ;
•	l’obtention éventuelle d’une aide de l'État par le soumissionnaire.
y compris une analyse détaillée du prix en relation avec l’objet du Marché, sa portée, le calendrier de réalisation, l’allocation des risques et responsabilités, et toute autre exigence contenue dans le dossier d’appel à concurrence.
Après avoir vérifié les informations et le détail du prix fournis par le soumissionnaire, dans le cas où l’autorité contractante établit que le soumissionnaire n’a pas démontré sa capacité à réaliser le Marché pour le prix proposé, elle écartera l’offre.
A l’issue de l’évaluation financière, les soumissionnaires restés en lice seront classés par ordre croissant du montant corrigé des offres.
Toute offre anormalement basse sera rejetée.
7.	
Attribution du marché
Aux fins de la comparaison des soumissions présentées pour les marchés de travaux et pour la plupart des marchés de fournitures et de services, les prix des offres, modifiés compte tenu des corrections et des rabais, ainsi que des ajustements effectués au titre des omissions, variations mineures et facteurs d’évaluation spécifiés dans les instructions aux candidats, sont notés au tableau 9. A ce stade, le soumissionnaire dont l’offre est économiquement la plus avantageuse après évaluation est celui dont l’offre évaluée présente le plus bas prix, sous réserve de :
i)	l’incidence éventuelle de la marge de préférence sur le classement des offres, le cas échéant ;
ii)	l’impact des rabais proposés si plus d’un marché ou lot est attribué à un même soumissionnaire (rabais conditionnels) ; et
iii)	conclusions de la vérification a posteriori (après évaluation) de la capacité du soumissionnaire à réaliser le contrat ou, si la procédure de préqualification a été appliquée, de la confirmation des informations sur la base desquelles le soumissionnaire a été pré-qualifié.
7.1	Préférence en faveur des entreprises de l’UEMOA
Les instructions aux candidats indiquent si une marge de préférence sera accordée en faveur des soumissionnaires ressortissant d’un Etat membre de l’UEMOA lors de l’évaluation des offres, et décrivent en détail les procédures à suivre pour déterminer si une fourniture remplit les conditions requises pour bénéficier de ladite préférence, ainsi que le montant de celle-ci.
i)	Dans le cas des marchés de fournitures, il convient de vérifier les montants des droits et autres taxes d’importation en vigueur et payables par un importateur non exempt ; si le taux cumulé est inférieur à 15 % de la valeur CIF ou CIP, la marge de préférence est fixée à ce taux, sinon elle est de 15 %.  Il faut aussi vérifier si les fournitures répondent aux critères décrits dans les IC, pour que la préférence soit applicable.

Le terme CIF signifie « coût, assurance et fret » en cas de transport maritime.  Le terme CIP signifie « port payé, assurances comprises jusqu’à » en cas de transport multimodal.  Pour plus d’informations, se référer aux INCOTERMS  publiés par la Chambre de Commerce Internationale, 38 Cours Albert 1^er, 75008 Paris, France.

Dans le cas de marchés à responsabilité unique, de marchés de fournitures, installations d’ensembles d’industrie et d’équipement, la marge de préférence est appliquée séparément aux différentes composantes de l’offre.

Les calculs effectués pour déterminer le soumissionnaire le moins-disant après évaluation se font en deux étapes (voir paragraphes 4 et 5 de l’annexe 2 des directives).  Lors de la seconde étape, si nécessaire, la marge de préférence est ajoutée (à l’instar d’un droit de douane) aux prix des offres CIF ou CIP des fournitures provenant de l’étranger.  Il importe de prendre soin d’inscrire ces prix CIF ou CIP séparément des prix totaux ou des offres, qui peuvent en sus inclure les coûts des transports intérieurs et d’assurance correspondante, d’installation, de formation, et autres coûts encourus dans le pays de l’autorité contractante ; ces derniers ne devant pas être pris en compte pour appliquer la marge de préférence. Les prix de l’offre CIF ou CIP utilisés pour l’application de la préférence prennent en compte les corrections d’erreurs, les rabais, et sont ajustés pour tenir compte des omissions applicables aux prix CIF ou CIP (nombre de pièces détachées insuffisant, par exemple). Ils n’incorporent pas les ajustements correspondant aux variations mineures des offres ou aux facteurs d’évaluation spécifiés dans le dossier d’appel à concurrence.  La marge de préférence calculée est alors ajoutée au montant total des prix CIF ou ainsi corrigés, tels qu’indiqués au tableau 10A.

Si le soumissionnaire le moins-disant à l’issue de la première étape importe les fournitures.

Tous les calculs effectués pour appliquer la marge de préférence doivent être clairement indiqués au tableau 10A, et accompagnés des explications nécessaires.  Le soumissionnaire réputé le moins-disant est celui pour lequel le prix total indiqué à la colonne « i » est le plus bas, sous réserve des dispositions indiquées à la note 2 du tableau 10A.
ii)	La possibilité qu’ont les entrepreneurs locaux de bénéficier d’une préférence en faveur des pays de l’UEMOA pour un marché de travaux dépend de l’appartenance des entreprises (majorité du capital devant appartenir à des nationaux) de l’importance des travaux qu’ils doivent réaliser (au-dessus d’une certaine fraction de la totalité des travaux).  La marge de préférence est de 15 %. 
7.2	Préférence spécifique aux marchés des collectivités locales
Par dérogation aux dispositions visées à l'article 75 de la loi n° 2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en République du Bénin et dans le cas d'un marché d'une collectivité locale ou de l’un de ses établissements publics, le candidat étranger qui n'est pas une entreprise communautaire et qui aura prévu de sous-traiter au moins trente pour cent (30%) de la valeur globale du marché à une entreprise béninoise, peut bénéficier d'une marge de préférence spécifique liée aux marchés de collectivités locales qui ne peut être supérieure à dix pour cent (10%). Le taux applicable à cette préférence doit être préalablement défini dans les DPAO.
Pour l’octroi de cette marge de préférence spécifique aux entrepreneurs, la commission d’ouverture et d’évaluation classera les offres financières dans l’un des trois groupes ci-après :
a) Groupe A : les entrepreneurs proposant des offres dont au moins trente pour cent (30%) d'intrants communautaires sont utilisés ou au moins trente pour cent (30%) des personnels employés sur le chantier sont des ressortissants des Etats membres de l’Union économique et monétaire ouest -africaine.

b) Groupe B : Toutes les autres offres ne remplissant pas les critères des groupes A et C.

c) Groupe C : les entrepreneurs étrangers proposant de sous-traiter au moins trente pour cent (30%) de la valeur globale du marché à une entreprise béninoise.
Pour faciliter cette classification par l’autorité contractante, le soumissionnaire devra fournir dans son offre, toutes justifications nécessaires au classement de son offre dans les groupes A ou C.
La commission d’ouverture et d’évaluation examinera d’abord les offres pour vérifier dans quel groupe les offres des soumissionnaires seront classées. 
Toutes les offres évaluées de chaque groupe seront ensuite comparées entre elles, pour déterminer l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse de chaque groupe. L’offre évaluée la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires de chaque groupe sera ensuite comparée avec l’offre évaluée la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires des autres groupes.  Si, de cette comparaison, il ressort qu’une offre du Groupe A ou du groupe C est l’offre évaluée la plus avantageuse, le soumissionnaire qui l’a présentée se verra attribuer le marché.
Si, à la suite de la comparaison qui précède, l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse fait partie du Groupe B, cette offre du Groupe B sera de nouveau comparée à l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse du Groupe A ou du groupe C. Pour ce faire et aux seules fins de cette comparaison supplémentaire, il sera appliqué à ces offres un taux de préférence communautaire maximal de 15 % (groupe A) ou spécifique maximal de 10% (groupe C) du prix de l’offre.
L’offre du groupe A ou du groupe C sera retenue si au terme de cette comparaison supplémentaire, elle reste celle évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires. Sinon, l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires du Groupe B, par application des dispositions du paragraphe précédent sera retenue.
7.3	Préférence spécifique au profit des micro, petites et moyennes entreprises (MPME)
Tout candidat à un marché public, qui aura prévu de sous-traiter au moins trente pour cent (30 %) de la valeur globale dudit marché à une ou plusieurs MPME béninoises bénéficie d'une marge de préférence qui ne pourra être supérieure à cinq pour cent (5%). Cette marge est cumulable avec la préférence communautaire et doit être précisée préalablement dans les DPAO.
Pour l’octroi de cette marge de préférence spécifique aux entrepreneurs, la commission d’ouverture et d’évaluation classera les offres financières dans l’un des deux groupes ci-après :
Premier cas : sous-traitance avec les MPME
a) Groupe A : les entrepreneurs proposant des offres dont au moins trente pour cent (30%) d'intrants communautaires sont utilisés ou au moins trente pour cent (30%) des personnels employés sur le chantier sont des ressortissants des Etats membres de l’Union économique et monétaire ouest africaine et le cas échéant, de façon cumulative, tout entrepreneur proposant de sous-traiter au moins trente pour cent (30%) de la valeur globale du marché à une micro et petite et moyenne entreprise béninoise.

b) Groupe B : Toutes les autres offres.

Pour faciliter cette classification par l’autorité contractante, le soumissionnaire devra fournir dans son offre, toutes justifications nécessaires au classement de son offre dans le groupe A.
La commission d’ouverture et d’évaluation examinera d’abord les offres pour vérifier dans quel groupe les offres des soumissionnaires seront classées. 
Toutes les offres évaluées de chaque groupe seront ensuite comparées entre elles, pour déterminer l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse de chaque groupe.  L’offre évaluée la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires de chaque groupe sera ensuite comparée avec l’offre évaluée la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires des autres groupes.  Si, de cette comparaison, il ressort qu’une offre du Groupe A est l’offre évaluée la plus avantageuse, le soumissionnaire qui l’a présentée se verra attribuer le marché.
Si, à la suite de la comparaison qui précède, l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse fait partie du Groupe B, cette offre du Groupe B sera de nouveau comparée à l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse du Groupe A. Pour ce faire et aux seules fins de cette comparaison supplémentaire, il sera appliqué à cette offre un taux de préférence communautaire maximal de 15 % du prix de l’offre cumulativement avec le taux spécifique maximal de cinq pour cent (5%). En aucun cas, le cumul de la préférence communautaire et de celle spécifique ne saurait excéder vingt pour cent (20%).
L’offre du groupe A sera retenue si au terme de cette comparaison supplémentaire, elle reste celle évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires. Sinon, l’offre évaluée conforme et économiquement la plus avantageuse en fonction de critères exprimés en termes monétaires du Groupe B, par application des dispositions du paragraphe précédent sera retenue.

Deuxième cas : Co-traitance avec les MPME
a) Groupe A : les grandes entreprises nationales et internationales soumissionnaires aux marchés publics et en co-traitance avec les MPMPE exerçant en République du Bénin bénéficient de mesures spécifiques d’incitation fixées par décret pris en Conseil des ministres. Ces mesures doivent être préalablement indiquées dans les DPAO.
b) Groupe B : Toutes les autres offres.

Troisième cas : Offre présentée par une MPME
a) Groupe A : les entrepreneurs MPME proposant des offres bénéficient d’une marge de préférence spécifique d’un taux maximal de 5% cumulable avec la préférence communautaire.
b) Groupe B : Toutes les autres offres.
7.4	 Principe d’application de la marge de préférence
La marge de préférence est ajoutée aux prix corrigés, rabais inclus, des offres des soumissionnaires qui ne peuvent bénéficier de la préférence pour travaux en faveur du pays de l’autorité contractante. Les instructions aux candidats stipulent que la marge de préférence pour travaux n’est applicable ni aux sommes provisionnelles, ni aux ajustements, ni aux variations mineures qui ont été quantifiés à des fins d’évaluation.  L’offre évaluée économiquement la plus avantageuse est celle pour laquelle le montant total porté à la colonne « g » du tableau 10B est le moins élevé.
7.5	 Rabais accordés en cas d’attribution de plusieurs marchés ou lots
Des rabais conditionnels peuvent être offerts par des candidats lorsque plusieurs lots ou marchés leur seraient attribués.  L’évaluation des offres peut dans ce cas être assez complexe, en particulier pour les marchés de fournitures pour lesquels la préférence est appliquée.  Le montant des rabais conditionnels offerts par un soumissionnaire peut varier selon le nombre de marchés qui lui est attribué.  Les IC peuvent aussi imposer une limite au nombre ou à la valeur totale des marchés attribués à un soumissionnaire, en fonction de ses capacités financières et techniques.  Le soumissionnaire présentant l’offre évaluée conforme économiquement la plus avantageuse pour un marché spécifique peut donc se voir refuser le marché du fait de cette restriction.  L’autorité contractante doit retenir la combinaison des attributions de marché dont le coût global est le plus bas, sous réserve de l’application des critères de qualification.  Les calculs doivent être joints au rapport d’évaluation.  Ce dernier doit indiquer également les évaluations des offres présentées pour les autres marchés si ces derniers ont été évalués séparément.

Cette restriction peut être imposée au stade de la préqualification.

7.6	Capacité des candidats 
Si la procédure de préqualification a été utilisée, le marché doit être attribué au soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante, à moins que la capacité technique et financière de ce dernier ne se soit sensiblement détériorée depuis lors, ou qu’il ait dans l’intervalle obtenu des marchés de travaux importants qui obèrent ses ressources. Il incombe à l’autorité contractante de vérifier ces deux points systématiquement.
En l’absence de préqualification, l’autorité contractante doit vérifier a posteriori la capacité du soumissionnaire évalué le moins disant à exécuter le contrat, la procédure correspondante est décrite dans les IC.
Si le soumissionnaire évalué le moins-disant ne satisfait pas aux critères de la vérification a posteriori de sa capacité à exécuter le contrat, son offre doit être rejetée et le soumissionnaire dont l’offre est classée deuxième doit faire l’objet de la même procédure de vérification.  S’il répond aux critères établis dans le dossier d’appel à concurrence, le marché lui sera attribué.  Dans le cas contraire, la procédure de vérification est appliquée au soumissionnaire qui occupe la position suivante.
L’autorité contractante doit justifier le rejet d’une offre pour raison d’incapacité à exécuter le contrat, et les motifs de cette décision doivent être clairement explicités dans des documents joints au rapport d’évaluation. L’exécution non satisfaisante de marchés antérieurs peut constituer un motif de rejet.
7.7	Offres variantes
Il se peut que les instructions aux candidats requièrent ou permettent à l’Autorité contractante d’accepter des offres variantes techniques ou commerciales sous réserve que le soumissionnaire jugé le moins disant le soit sur la base de son offre de base (celle requise dans le dossier d’appel à concurrence).
i)	Pour les marchés de travaux, les IC peuvent proposer des variantes techniques ou commerciales par exemple, dates différentes d’achèvement dans le cas de travaux importants).
ii)	Pour les marchés de fournitures, les IC peuvent autoriser en variante la soumission d’un calendrier de paiement.  Ces mêmes instructions [par. 11.2 (b) (ii) ou (iii)] peuvent aussi exiger que les soumissionnaires soumettent, en plus des offres basées sur des prix CIF ou CIP, des offres similaires dans lesquelles les prix n’incluent pas les coûts de transport ou d’assurance (prix d’offre FCA ou CFR, par exemple).  L’autorité contractante qui décide d’accepter la variante présentée par le soumissionnaire le moins-disant doit justifier sa décision.
Tout calcul effectué pour évaluer les variantes et la justification de la prise en considération de variantes doivent être joints au rapport.
7.8	Attribution provisoire
Le montant de l’offre qu’il est proposé de retenir doit être le prix de l’offre soumise par le soumissionnaire, ajusté de la manière décrite dans les IC au titre des corrections, rabais (conditionnels et inconditionnels) et acceptation éventuelle par l’autorité contractante de variante présentée par le soumissionnaire.  Le tableau 12 doit être rempli de manière à déterminer le montant effectif du marché attribué.
Si a) aucune des offres n’est jugée conforme, b) le prix des offres est nettement trop élevé par rapport aux estimations antérieures, ou c) aucun des candidats n’est considéré avoir la capacité nécessaire, l’autorité contractante peut envisager de rejeter toutes les offres.
7.9	Soumission du rapport
i) Examen préalable par le PTF : l’autorité contractante doit soumettre un rapport sur l’évaluation des offres qui résume les informations demandées par le PTF le plus rapidement possible après l’ouverture des plis et, de préférence, dans les trois semaines précédant l’expiration de la période de validité des offres.  Le rapport doit fournir les informations indiquées à l’annexe III.
Il est recommandé à l’autorité contractante de demander au PTF de lui fournir les explications dont il peut avoir besoin pour comprendre les procédures d’évaluation.  Le PTF ne participe toutefois pas au processus d’évaluation. Le PTF analyse ce rapport (voir par. 7.7). 
ii) Examen a posteriori du PTF : Pour les marchés qui ne font pas l’objet d’un examen préalable du PTF, l’autorité contractante peut attribuer le marché dès qu’il a achevé son évaluation des offres.  Comme indiqué, le rapport d’évaluation des offres doit être fourni au PTF avant la présentation de la première demande de retrait de fonds ou, lorsqu’un compte spécial est établi, avant la première demande de reconstitution dudit compte. Ces prescriptions ne s’appliquent pas aux marchés pour lesquels les fonds du prêt sont retirés sur la base de relevés de dépenses car, pour ces marchés, le rapport d’évaluation et autres documents sont conservés par l’autorité contractante pour examen par le PTF à une date ultérieure.
7.10	Examen préalable par le PTF du rapport d’évaluation 
Le PTF analyse les rapports d’évaluation de tous les marchés soumis à son examen préalable.  Le PTF peut exiger de l’autorité contractante des informations et justifications supplémentaires à celles fournies dans le rapport. Le PTF ne contacte pas les soumissionnaires ; il peut, en revanche, demander à l’autorité contractante de le faire pour obtenir des éclaircissements. Lorsque le PTF est d’accord avec l’évaluation des offres et les recommandations d’attribution, un représentant habilité adresse par écrit un avis de « non-objection » à l’Autorité contractante.  
Pour les marchés assujettis à la procédure de vérification a posteriori, les questions que peut soulever la justification de l’attribution du marché doivent être exposées au PTF avant la signature dudit marché. L’Autorité contractante doit s’assurer que toute la correspondance concernant l’évaluation émanant des soumissionnaires a été prise en considération.  
En tout état de cause, le document à envoyer aux PTF est le rapport d’évaluation et non le rapport d’ouverture.
7.11	
Contrôle a priori
Suivant les dispositions des articles 14 à 16 de la loi 2020-26 du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin, l’Autorité contractante doit soumettre le rapport d’évaluation des offres et le PV d’attribution provisoire au contrôle a priori dans les délais réglementaires après l’ouverture des plis.  
7.12	Attribution du marché
Les garanties de soumission des candidats qui n’ont pas obtenu le marché doivent être retournées à ces derniers sans tarder après l’attribution du marché. Toutefois, si l’entrée en vigueur du marché est conditionnée par le dépôt d’une garantie de bonne exécution ou par toute autre condition, l’autorité contractante peut souhaiter demander une prolongation raisonnable de la période de validité de l’offre et de la garantie correspondante pour les deux candidats dont l’offre a été classée en deuxième et troisième position.
Dès que l’autorité contractante, sous réserve de l’avis favorable de l’organe de contrôle compétent le cas échéant, a validé la proposition d’attribution provisoire du marché, elle doit publier un avis d’attribution. Les candidats dont l’offre n’a pas été retenue peuvent demander des explications à la Personne responsable des marchés publics de l’autorité contractante en vertu de l’article 79 dernier alinéa de la loi 2020-26 du 29 septembre 2020 portant Code des marchés publics en République du Bénin.   

Annexe II - Séance d’ouverture des plis (informations sur les offres)
(Lecture à haute voix)
Référence du marché :
Date d’ouverture du pli :						Heure :
Nom du soumissionnaire :
a)	l’enveloppe extérieure de l’offre est-elle cachetée ?
b)	l’offre est-elle présentée en version physique, origine et une copie ?
c)	la clé USB est-elle présente avec la version scannée de l’originale de l’offre ?
d)	le formulaire d’offre est-il dûment rempli et signé ?
e)	date d’expiration de la validité de l’offre :
f)	la preuve que les signataires sont dûment autorisés est-elle incluse ?
g)	montant de la garantie de la soumission (le cas échéant) :             ___________________ (indiquer la monnaie) et nom de l’institution émettrice : 
h)	description des demandes de retrait, de remplacement ou de modification d’offre ; 
i)	description des offres variantes :
j)	description des offres de rabais ;
k)	autres remarques ^1 :
l)	nom du soumissionnaire ou de son représentant présent à l’ouverture des plis :
m)	prix total de l’offre^2 : ____________________ 

Signature du responsable : ___________________________	Date : _____________________

Notes :
1.	Par exemple les numéros des modèles des équipements.
2.	2. Si l’offre porte sur un groupe de marchés, le prix de chaque marché ou lot doit 	être lu à haute voix.

Rapport d’évaluation des offres : Contenu
1.	Joindre le procès-verbal de l’ouverture des plis, s’il n’a pas déjà été soumis (voir annexe I, note I)
2.	Expliquer toute divergence entre les prix et les modifications apportées aux prix lus à haute voix lors de l’ouverture des plis (enregistrés) et inscrits au tableau 4.
3.	Fournir des explications concernant l’élimination des offres écartées pendant l’examen préliminaire (tableau 5).  Copier les pages correspondantes des soumissions pour fournir les justifications de rejet.
4.	Si les sommes provisionnelles portées au tableau 6 diffèrent d’un soumissionnaire à un autre, en indiquer les raisons. Expliquer toute correction importante apportée au titre d’erreurs de calcul susceptibles de modifier le classement des soumissionnaires.
5.	Fournir une copie des taux demandés au tableau 7 et utilisés dans les tableaux 8A ou 8B.
6.	Les ajouts, ajustements et variations objet de quantifications monétaires et portés au tableau 9 doivent faire l’objet d’explications détaillées notamment s’ils influent sur le classement des soumissionnaires.
7.	Vérifier que les soumissionnaires qui demandent à bénéficier d’une marge de préférence comme indiqué aux tableaux 10A ou 10B remplissent les conditions requises si l’application de cette préférence modifie le classement des offres.  Fournir les détails nécessaires dans une pièce jointe.  Les exclusions effectuées pour le calcul des marges de préférence doivent aussi faire l’objet d’explications si elles sont importantes.
8.	Expliquer tout rabais conditionnel offert par un soumissionnaire [à condition que plus d’un marché ou lot lui soit attribué (section 7.2)], et qui n’aurait pas été lu à haute voix et enregistré au moment de l’ouverture des plis. Fournir également des copies des rapports d’évaluation concernant tous les marchés attribués au même soumissionnaire.
9.	Fournir les raisons précises pour lesquelles il est décidé d’attribuer un marché à un soumissionnaire qui n’est pas le moins-disant après évaluation (section 7.3).
10.	Expliquer de manière détaillée les raisons pour lesquelles une proposition variante a été retenue, le cas échéant, impact sur le calendrier, l’exécution et le coût (section 7.4).
11.	Expliquer, dans une pièce jointe au tableau 11, les ajustements des prix indiqués à la ligne 10. Expliquer les modifications apportées à la portée des offres et aux conditions du marché.
12.	Fournir la preuve de l’obtention d’autres polices d’assurance (note 17, annexe I).
13.	Joindre une copie de toute la correspondance envoyée par les soumissionnaires et destinée à faire part de leurs objections au processus de soumission et d’évaluation, ainsi que le détail des réponses qui leur ont été faites.
14.	Joindre les copies des lettres envoyées aux soumissionnaires pour leur demander des éclaircissements.  Fournir les copies des réponses.
15.	Présenter le rapport d’évaluation avec celui éventuellement préparé par un consultant.
16.	S’assurer que le rapport d’évaluation des offres a été convenablement revu, paginé et assorti d’une lettre d’envoi. Le PTF n’examinera que les rapports qui lui auront été communiqués par les autorités compétentes.
17.	Envoyer par message ou autre moyen rapide.

[Insérer : Identifiant de l’Autorité contractante]

MARCHE DE TRAVAUX/FOURNITURES/SERVICES

Indiquer le type de marché concerné : « Travaux » ou « Fournitures » ou « Services »

PROCES-VERBAL D’ATTRIBUTION PROVISOIRE 
Avis d’appel d’offre ouvert / Avis d’Appel public à candidature de marché N°_____/  du  ____/_____/20__

Objet : [insérer l’objet du marché tel qu’inscrit dans le plan de passation]

Source de financement : [insérer la source de financement]

Gestion : [insérer l’année budgétaire]
Imputation budgétaire : [insérer chapitre et article]
Accord de prêt : [insérer numéro et date]

Commencé le [insérer jj/mm/aaaa]
Achevé le [insérer jj/mm/aaaa]

[insérer mois et année de l’élaboration du rapport]

Procès–verbal d’attribution provisoire

Objet :	Dossier d’appel à concurrence n°……………………………………………. relatif à …………………….. [préciser la nature des prestations à réaliser]

Mode de passation :………………………………………

L’an ….. [préciser l’année, le jour et le mois] à …. heures, dans la salle de réunion de ………………….. [insérer nom et adresse de l’autorité contractante], la Commission ou le Comité d’ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a procédé à l’attribution provisoire du marché cité en objet.

Ont pris part à cette séance conformément à la note de service/décision [insérer la référence] :
•	Président : ………………………………………..
•	Rapporteur :…………………………………………………………………
•	Membres : [préciser les administrations concernées dans le tableau ci-après] 

Les résultats d’analyse des offres se présentent dans le(s) tableau(x) synthèse(s) ci-après :

Lot N° …./ Lot unique | Intitulé :
Procédures
Mode de passation |
Justification | (si requise)
Référence de l’autorisation de l’organe de contrôle | (si requise)
Soumissionnaire(s) [soumissionnaires en liste]

-	Xxxxx
-	Xxxxx

Soumissionnaires écartés
Soumissionnaires | Motifs
XXXXX |
XXXXXX |
xxxxxxx |
Attributaire
Nom |
Montant proposé |
Montant évalué (corrigé) |
Principales dispositions permettant l’établissement du marché
Objet du marché |
Prix | |
Délai d’exécution | |
Part de sous-traitance (le cas échéant) | |
Variante pris en compte (cas échéant) | |
Autres | |

Au regard des informations inscrites dans le(s) tableau(x) ci-dessus, la Commission ou le Comité d’ouverture et d’Evaluation des Offres (COE) a adopté la proposition d’attribution provisoire ci-après :
Désignation des lots | Attributaire | Montant
TOTAL |
Le Président a clôturé la séance à ….heures [préciser l’heure de fin des travaux].

Fait à …..[insérer  lieu], le … [indiquer la date]
[insérer  noms et prénoms, qualité et 	signatures]

Le Président								Le Rapporteur

Nom et signature							Nom et signature

Les membres